Overview
If you're a highly organized individual with a knack for multitasking and providing exceptional customer service, this is the perfect role for you. In this dual position, you will be at the heart of the company's operations, managing both the front desk and supporting logistics coordination. Your role will ensure smooth office operations while maintaining the efficiency of the fleet management system. You'll be an essential part of the team, ensuring seamless communication and handling various tasks that contribute to the company's success. If you're ready to take on a dynamic and rewarding role, apply today!
↔
Receptionist Cum Logistics Coordinator
Fleet Management
- Track the real-time locations, movement, and status of all vehicles using GPS and fleet management software.
- Analyze data from vehicle tracking systems to identify trends, inefficiencies, and areas for improvement.
- Generate regular reports on fleet performance, vehicle usage, and maintenance schedules.
- Collaborate with relevant departments to ensure the efficient use and maintenance of the fleet.
Phone Management
- Answer, screen, and direct incoming phone calls for GSC and Geap Foods in a professional manner.
- Take accurate messages and ensure they are passed on to the appropriate individual promptly.
- Provide information to callers regarding office operations and direct them to the relevant departments.
Visitor Reception
- Greet visitors and ensure they are signed in according to company protocols.
- Verify visitor identity and direct them to the appropriate person or department.
- Maintain a professional, welcoming environment at the front desk, offering assistance where needed.
Administrative Support
- Handle general administrative duties such as scheduling appointments, managing calendars, and filing.
- Assist with internal and external communications, ensuring that all correspondence is addressed promptly.
- Perform other ad-hoc tasks as required by management.
Required Skills and Qualifications
- Proven experience as a receptionist, logistics coordinator, or in a similar role.
- Strong organizational skills and attention to detail.
- Proficiency in office software (MS Office Suite).
- Excellent verbal and written communication skills.
- Ability to handle multiple tasks efficiently in a fast-paced environment.
- Ability to analyze data and generate reports effectively.
To apply, please click here for available vacancies
نظرة عامة
إذا كنت شخصًا منظمًا للغاية ولديك قدرة على التعامل مع مهام متعددة وتقديم خدمة عملاء استثنائية، فإن هذه الوظيفة هي الأنسب لك. في هذا الدور المزدوج، ستكون في قلب العمليات داخل الشركة، حيث تدير مكتب الاستقبال وتدعم التنسيق اللوجستي. سيكون دورك هو ضمان سير العمل بسلاسة في المكتب مع الحفاظ على كفاءة نظام إدارة الأسطول. ستكون جزءًا أساسيًا من الفريق، حيث تضمن التواصل السلس وتتعامل مع المهام المتنوعة التي تساهم في نجاح الشركة. إذا كنت جاهزًا لتولي دور ديناميكي ومجزٍ، قدم الآن!
↔
استقبال موظف متعدد المهام ومنسق لوجستي
إدارة الأسطول
- تتبع المواقع الفعلية، الحركة، وحالة جميع المركبات باستخدام أنظمة تحديد المواقع ونظام إدارة الأسطول.
- تحليل البيانات من أنظمة تتبع المركبات لتحديد الاتجاهات، أوجه القصور، ومجالات التحسين.
- إعداد تقارير دورية عن أداء الأسطول، استخدام المركبات، وجدول صيانة المركبات.
- التعاون مع الأقسام المعنية لضمان الاستخدام والصيانة الفعالة للأسطول.
إدارة المكالمات الهاتفية
- الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، تصفيتها، وتحويلها إلى الأقسام المناسبة بطريقة مهنية.
- تسجيل الرسائل بدقة وضمان توصيلها إلى الشخص المعني في الوقت المناسب.
- تقديم المعلومات للمكالمات الواردة حول العمليات المكتبية وتوجيههم إلى الأقسام المعنية.
استقبال الزوار
- استقبال الزوار وضمان تسجيلهم وفقًا للبروتوكولات المتبعة في الشركة.
- التحقق من هوية الزائر وتوجيههم إلى الشخص أو القسم المناسب.
- الحفاظ على بيئة مهنية وترحيبية في مكتب الاستقبال، مع تقديم المساعدة حسب الحاجة.
الدعم الإداري
- التعامل مع المهام الإدارية العامة مثل جدولة المواعيد، إدارة الجداول الزمنية، والأرشفة.
- المساعدة في التواصل الداخلي والخارجي، وضمان الرد السريع على جميع المراسلات.
- أداء المهام الأخرى حسب ما يتطلبه الأمر من الإدارة.
المهارات والمؤهلات المطلوبة
- خبرة مثبتة كموظف استقبال، منسق لوجستي، أو في دور مشابه.
- مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل.
- إتقان برامج المكتب (حزمة MS Office).
- مهارات تواصل شفوية وكتابية ممتازة.
- القدرة على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة في بيئة سريعة.
- القدرة على تحليل البيانات وإعداد التقارير بفعالية.
.png)
