↔️
Role Overview
The Receptionist serves as the first point of contact for visitors and callers, providing a professional and welcoming reception experience. This role ensures smooth daily office operations while enhancing the overall guest and client experience.
Key Responsibilities
Reception Duties
-
Greet clients, visitors, and stakeholders with professionalism, hospitality, and courtesy.
-
Provide a positive and polished reception experience aligned with company standards.
-
Maintain a well-organized and presentable reception area reflecting the company’s high standards.
-
Answer, screen, and direct incoming calls efficiently and professionally.
-
Take accurate messages and ensure timely follow-up.
-
Coordinate with internal departments to respond to client or team member queries.
Administrative Support
-
Assist with general administrative tasks to support smooth office operations.
-
Ensure communication channels are managed efficiently.
-
Support other departments as needed with clerical or operational tasks.
نظرة عامة على الدور
يعتبر موظف الاستقبال نقطة الاتصال الأولى للزوار والمكالمات الهاتفية، حيث يقدم تجربة استقبال مهنية وودودة. يضمن هذا الدور سلاسة العمليات اليومية للمكتب مع تعزيز تجربة العملاء والزوار بشكل عام.
المسؤوليات الرئيسية
مهام الاستقبال
-
استقبال العملاء والزوار وأصحاب المصلحة بـ احترافية وود وأدب.
-
تقديم تجربة استقبال إيجابية وراقية تتماشى مع معايير الشركة.
-
الحفاظ على منطقة استقبال منظمة ومرتبة تعكس معايير الشركة العالية.
-
الرد على المكالمات الواردة، تصفيتها وتحويلها بكفاءة واحترافية.
-
تسجيل الرسائل بدقة وضمان متابعة عاجلة وملائمة.
-
التنسيق مع الأقسام الداخلية للرد على استفسارات العملاء أو الزملاء.
الدعم الإداري
-
المساعدة في المهام الإدارية العامة لدعم سلاسة عمل المكتب.
-
إدارة قنوات الاتصال بكفاءة.
-
دعم الأقسام الأخرى عند الحاجة في المهام الكتابية أو التشغيلية.
Sales Administrator - Real Estate
تمام، جهزت لك نص Sales Documentation & Transaction Processing بشكل منسق بالإنجليزية والعربية، مع عناوين جانبية واضحة، وبعدين اقتراح عناوين إعلانية جذابة بدون ذكر اسم الوظيفة.
Role Overview
This role focuses on managing all sales documentation and transaction processes within the real estate department, ensuring compliance with regulatory standards, proper record-keeping, and smooth coordination between clients, developers, and internal teams.
Sales Documentation & Transaction Processing
Prepare, verify, and process all required documentation for property sales including:
Memorandum of Understanding (MoU)
Form A (Agency Agreement), Form B (Buyer Representation), Form F (Sale Agreement)
Oqood registration for off-plan properties
No Objection Certificates (NOCs) from developers
Title Deed issuance and DLD transfer appointments
KYC forms, passport/Emirates ID verification, and other supporting client documentation
Ensure all documents are properly signed, dated, and filed in accordance with DLD and RERA requirements.
Track each deal from offer to final registration, maintaining up-to-date status logs and notifying the Sales Manager of pending items or bottlenecks.
Regulatory & Compliance Administration
Manage submissions to DLD Trakheesi, Oqood, and Dubai REST portals, ensuring correct client data entry and approvals.
Verify compliance with RERA brokerage regulations, escrow requirements, and company policies.
Maintain transaction and commission records according to audit and regulatory standards.
Liaise with developers and property owners for document collection, payment schedules, and project updates.
System & Data Management
Input and maintain all leads, listings, and deal data within the company CRM and sales tracking systems.
Upload required documentation, manage electronic filing, and ensure consistent record-keeping across all sales.
Support reporting by compiling sales data, performance metrics, and monthly transaction summaries for management review.
Coordinate with finance to reconcile payments, commissions, and invoices.
نبذة عن الدور
يركز هذا الدور على إدارة جميع وثائق المبيعات وعمليات المعاملات داخل قسم العقارات، مع ضمان الالتزام بالمعايير التنظيمية، والحفاظ على سجلات دقيقة، والتنسيق السلس بين العملاء والمطورين والفرق الداخلية.
إدارة وثائق المبيعات وعمليات المعاملات
إعداد، التحقق، ومعالجة جميع الوثائق المطلوبة لمبيعات العقارات بما في ذلك:
مذكرة تفاهم (MoU)
نموذج A (اتفاقية الوكالة)، نموذج B (تمثيل المشتري)، نموذج F (عقد البيع)
تسجيل عقود "عقود" للعقارات قيد التطوير
شهادات عدم ممانعة (NOCs) من المطورين
إصدار سند الملكية ومواعيد نقل الملكية لدى دائرة الأراضي والأملاك (DLD)
استمارات KYC، والتحقق من جواز السفر / بطاقة الإمارات، وغيرها من الوثائق الداعمة للعميل
التأكد من توقيع جميع الوثائق وتاريخها وحفظها وفق متطلبات DLD و RERA.
متابعة كل صفقة من العرض حتى التسجيل النهائي، مع تحديث سجلات الحالة وإبلاغ مدير المبيعات بالعناصر المعلقة أو المعوقات.
إدارة التنظيم والامتثال
إدارة تقديم الوثائق إلى بوابات DLD Trakheesi وOqood وDubai REST مع التأكد من صحة بيانات العميل والموافقات.
التحقق من الالتزام بلوائح وساطة RERA ومتطلبات الضمانات والسياسات الداخلية للشركة.
الحفاظ على سجلات المعاملات والعمولات وفقًا لمعايير التدقيق والتنظيم.
التواصل مع المطورين ومالكي العقارات لجمع الوثائق، وجدولة الدفعات، وتحديثات المشروع.
إدارة الأنظمة والبيانات
إدخال والحفاظ على جميع العملاء المتوقعين، القوائم، وبيانات الصفقات داخل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة تتبع المبيعات.
رفع الوثائق المطلوبة، وإدارة الملفات الإلكترونية، وضمان الحفاظ على سجلات متسقة لجميع المبيعات.
دعم إعداد التقارير من خلال تجميع بيانات المبيعات ومؤشرات الأداء وملخصات المعاملات الشهرية لمراجعة الإدارة.
التنسيق مع قسم المالية لمطابقة المدفوعات والعمولات والفواتير.
.png)
