ISCAR Gulf Trading LLC is a subsidiary of ISCAR Ltd., a global leader in precision carbide metalworking tools. Established in 2022, ISCAR Gulf operates from Dubai Investment Park 2, UAE, and serves as a key distributor of ISCAR's cutting-edge solutions across the Gulf region.
↚
🏢 About the Role
We are seeking a Receptionist / Secretary to manage our front desk and provide administrative support for smooth office operations. The ideal candidate will be the first point of contact for visitors and callers, demonstrating friendliness, professionalism, strong multitasking skills, and attention to detail.
💼 Key Responsibilities
-
Greet and assist visitors, clients, and staff courteously and professionally
-
Answer and direct phone calls promptly and efficiently
-
Manage incoming/outgoing correspondence including emails and deliveries
-
Schedule appointments, meetings, and conference room bookings
-
Maintain office supplies and inventory
-
Prepare documents, reports, and presentations as needed
-
Support administrative and secretarial duties for various departments
-
Maintain filing systems and ensure records are updated and organized
-
Handle confidential information with discretion
🎓 Qualifications
-
Proven experience as receptionist, secretary, or similar administrative role
-
Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
-
Excellent written and verbal communication skills
-
Strong organizational and multitasking abilities
-
Professional appearance and demeanor
-
Ability to work independently and as part of a team
-
Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, or related field
🏢 عن الدور
نبحث عن موظف استقبال / سكرتير لإدارة مكتب الاستقبال وتقديم الدعم الإداري لضمان سير العمل بسلاسة في المكتب. المرشح المثالي سيكون نقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين، ويتمتع بالود، التنظيم، الاحترافية، ومهارات تعدد المهام والاهتمام بالتفاصيل.
💼 المسؤوليات الرئيسية
-
استقبال ومساعدة الزوار والعملاء والموظفين بأسلوب مهذب ومحترف
-
الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها بسرعة وفعالية
-
إدارة المراسلات الواردة والصادرة بما فيها البريد الإلكتروني والتوصيلات
-
جدولة المواعيد والاجتماعات وحجز قاعات الاجتماعات
-
المحافظة على مستلزمات المكتب والمخزون
-
إعداد المستندات، التقارير، والعروض التقديمية حسب الحاجة
-
تقديم الدعم الإداري والسكرتاري لأقسام مختلفة
-
الحفاظ على نظام الأرشفة وتحديث السجلات وتنظيمها
-
التعامل مع المعلومات السرية بكل حرص وخصوصية
🎓 المؤهلات
-
خبرة مثبتة في الاستقبال أو السكرتارية أو دور إداري مشابه
-
إجادة حزمة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint)
-
مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة
-
مهارات تنظيمية وقدرة على تعدد المهام
-
مظهر وسلوك مهني
-
القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق
-
شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة
.png)
