CARMA is a leading global provider of media intelligence, monitoring, and analysis services, specializing in helping Public Relations (PR) and communications professionals measure and demonstrate the value of their work. Established in 1984, CARMA has a long history and operates on a truly global scale.
🇸🇦 النص العربي المنسق
الهدف الوظيفي
الوجه الترحيبي لـ CARMA دبي: أن يكون الموظف هو الوجه الودود والصوت الترحيبي لشركة CARMA دبي.
الانطباع الأول: خلق انطباع أول دافئ، احترافي، ولا يُنسى لكل زائر، عميل، أو زميل.
الشخصية المطلوبة: الدور مثالي لشخص منفتح، لديه فطرة طبيعية في الضيافة، مهارات تواصل ممتازة، وعقلية استباقية.
نطاق العمل والدعم الإداري
بالإضافة إلى مهام المكتب الأمامي والوظائف الإدارية، سيقدم موظف الاستقبال الدعم في:
المهام المتعلقة بالموارد البشرية (HR): المساعدة في المهام التي يحددها رئيس قسم الموارد البشرية والإدارة.
الواجبات الإضافية: القيام بالمهام الملحقة لضمان سلاسة العمليات اليومية في جميع أنحاء المنظمة.
الأدوار والمسؤوليات
1. المكتب الأمامي وتجربة الضيف
الاستقبال: استقبال كل زائر بحماس وإيجابية، والتأكد من شعوره بالتقدير والراحة.
تنظيم المنطقة: الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة، منظمة، وجذابة في جميع الأوقات.
تسجيل الزوار: إدارة تسجيل الزوار وإخطار الموظفين المعنيين بوصولهم.
خدمة الضيافة: تقديم المرطبات والتأكد من العناية بالضيوف أثناء انتظارهم.
قاعات الاجتماعات: تنسيق حجوزات قاعات الاجتماعات والمساعدة في إعدادها للاجتماعات والفعاليات.
2. التعامل مع الهاتف والاتصالات
الرد على المكالمات: الرد على المكالمات وتوجيهها بمرح واحترافية، مع أخذ الرسائل الدقيقة عند الحاجة.
الاستفسارات العامة: الرد على الاستفسارات العامة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني بطريقة مهذبة ومفيدة.
قوائم الاتصال: تحديث قوائم الاتصال الداخلية والمساعدة في الاتصالات العامة بين الأقسام.
Job Purpose
The Welcoming Face of CARMA Dubai: To be the friendly face and welcoming voice of CARMA Dubai.
First Impression: Creating a warm, professional, and memorable first impression for every visitor, client, and colleague.
Ideal Candidate: This role is perfect for someone who is outgoing, with a natural flair for hospitality, excellent communication skills, and a proactive mindset.
Scope and Administrative Support
In addition to managing front desk and administrative functions, the Receptionist will provide support with:
HR-Related Tasks: Ancillary duties as assigned by the Head of HR and Admin.
Operational Smoothness: Ensuring smooth day-to-day operations across the organization.
Roles and Responsibilities
1. Front Desk & Guest Experience
Greeting: Greet and welcome every visitor with enthusiasm and positivity, ensuring they feel valued and comfortable.
Area Maintenance: Maintain a neat, organized, and inviting reception area at all times.
Visitor Management: Manage visitor registration and notify relevant employees of arrivals.
Hospitality Service: Offer refreshments and ensure guests are well taken care of while waiting.
Meeting Coordination: Coordinate meeting room bookings and assist with setup for meetings and events.
2. Telephone & Communication Handling
Call Management: Answer and direct calls cheerfully and professionally, taking accurate messages when needed.
General Inquiries: Respond to general inquiries via phone or email in a courteous and helpful manner.
Internal Communication: Keep internal contact lists updated and assist with general communication across departments.
.png)
