Midstar is an international company specializing in the supply chain management and trading of agricultural commodities. Founded in 2006 and based in Dubai, UAE, with offices also in Singapore and Egypt, Midstar has established itself as a critical link in the global food and feed supply system.
🇬🇧 English Text Formatting
Front Office Administrative Intern
🌟 Position Overview
The Front Office Administrative Intern supports the smooth and efficient operation of the office by handling day-to-day administrative responsibilities, assisting employees, coordinating facility and vendor services, and maintaining a professional front-office environment. This role requires strong organizational skills, excellent communication abilities, and a proactive approach to multitasking and problem-solving.
🔑 Key Responsibilities
1. Office Administration
Oversee daily office operations and ensure a clean, well-organized workspace.
Manage office supplies, maintain inventory, and initiate reorders as required.
Coordinate with vendors, service providers, and maintenance teams.
Handle incoming and outgoing correspondence (email, courier, mail).
Maintain updated office records, documentation, and filing systems.
2. Reception & Front Office Management
Greet and welcome visitors, clients, and guests professionally.
Answer, screen, and direct phone calls; manage general reception inquiries.
Organize and prepare meeting rooms, ensuring cleanliness and required equipment.
Coordinate visitor passes, parking arrangements, and hospitality support.
متدرب إداري (مكتب أمامي)
🌟 نظرة عامة على الوظيفة
يقوم المتدرب الإداري (المكتب الأمامي) بدعم سير العمل السلس والفعال للمكتب، وذلك من خلال التعامل مع المسؤوليات الإدارية اليومية، ومساعدة الموظفين، وتنسيق خدمات المرافق والموردين، والحفاظ على بيئة مكتب أمامي احترافية. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية قوية، وقدرات تواصل ممتازة، ونهجًا استباقيًا في تعدد المهام وحل المشكلات.
🔑 المسؤوليات الرئيسية
1. إدارة المكتب
الإشراف على العمليات المكتبية اليومية وضمان مساحة عمل نظيفة ومنظمة بشكل جيد.
إدارة اللوازم المكتبية، والحفاظ على المخزون، وبدء طلبات إعادة التوريد حسب الحاجة.
التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات وفرق الصيانة.
التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني، البريد السريع، البريد العادي).
الحفاظ على تحديث سجلات المكتب ووثائقه وأنظمة حفظ الملفات.
2. الاستقبال وإدارة المكتب الأمامي
استقبال والترحيب بالزوار والعملاء والضيوف بمهنية.
الرد على المكالمات الهاتفية وفحصها وتوجيهها؛ وإدارة استفسارات الاستقبال العامة.
تنظيم وتجهيز قاعات الاجتماعات، والتأكد من نظافتها وتوفر المعدات المطلوبة.
تنسيق تصاريح الزوار، وترتيبات مواقف السيارات، ودعم خدمات الضيافة.
.png)
