وصف الوظيفة
المسؤولية عن دعم الإدارة العليا من خلال تنظيم الاجتماعات، إدارة المراسلات، وتنفيذ مهام إدارية متعددة لضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
-
تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة وإعداد العروض التقديمية.
-
إدارة ترتيبات السفر للموظفين أو الإدارة.
-
إعداد المراسلات، التقارير، والبريد الإلكتروني.
-
إعداد، تفريغ، وتوزيع جداول أعمال الاجتماعات ومحاضرها.
-
متابعة التقارير المطلوبة من مديري الأقسام.
-
الرد على المكالمات الهاتفية والتعامل معها بطريقة مناسبة.
-
استقبال العملاء وزوار الشركة.
-
التخطيط أو ترتيب فعاليات الشركة عند الحاجة.
-
تدوين محاضر اجتماعات مجلس الإدارة واجتماعات المبيعات وغيرها.
-
الحفاظ على الملفات الإلكترونية والمطبوعة لجميع الوثائق اللازمة.
Job Overview
Responsible for supporting senior management by organizing meetings, managing correspondence, and performing various administrative tasks to ensure smooth and efficient operations.
Essential Duties and Responsibilities
-
Arrange board of directors meetings and prepare presentations.
-
Manage travel arrangements for staff or management.
-
Prepare correspondence, reports, and emails.
-
Create, transcribe, and distribute meeting agendas and minutes.
-
Follow up on required reports from department managers.
-
Answer and handle telephone calls appropriately.
-
Meet and greet clients and company visitors.
-
Plan and arrange company events when necessary.
-
Take and prepare minutes of board meetings, sales meetings, etc.
-
Maintain files for both electronic and hard copies of all necessary documents.
Role Overview
Responsible for managing warehouse materials and inventory, ensuring accurate recording, proper storage, and efficient material handling. The role includes receiving, issuing, and tracking goods in the ERP system while maintaining organized storage.
Key Responsibilities
Goods Receipt (GRN Creation & Verification)
-
Receive incoming materials and inspect quality & quantity against purchase orders/delivery notes
-
Coordinate with Quality Control for inspection if required
-
Accurately create GRN in ERP and ensure proper documentation
Material Issuance
-
Issue materials based on approved requests/issue slips
-
Ensure accurate quantity issuance and timely ERP updates
-
Handle returned materials and update ERP records
Inventory Management
-
Perform binning, labeling, and proper stacking of materials
-
Conduct daily cycle counts and assist in monthly/quarterly stock counts
-
Report stock discrepancies immediately
Storage & Housekeeping
-
Maintain organized storage for raw materials, consumables, and finished goods
نظرة عامة على الدور
مسؤول عن إدارة المواد والمخزون في المستودع، وضمان التسجيل الدقيق، والتخزين المناسب، والتعامل الفعّال مع المواد. يشمل الدور استلام المواد، إصدارها، وتتبعها في نظام ERP مع الحفاظ على ترتيب المخازن.
المسؤوليات الرئيسية
استلام المواد (إنشاء وإثبات إيصالات الاستلام)
-
استلام المواد الواردة وفحص الجودة والكمية مقابل أوامر الشراء أو إيصالات التسليم
-
التنسيق مع قسم مراقبة الجودة للفحص إذا لزم الأمر
-
إنشاء إيصالات الاستلام بدقة في نظام ERP وضمان حفظ جميع الوثائق
إصدار المواد
-
إصدار المواد بناءً على طلبات أو إيصالات الموافقة
-
التأكد من دقة الكميات وإدخال البيانات في ERP دون تأخير
-
التعامل مع المواد المعادة وتحديث سجلات ERP
إدارة المخزون
-
ترتيب المواد في صناديق، ووضع العلامات، والتكديس بشكل مناسب
-
إجراء الجرد الدوري اليومي والمساعدة في الجرد الشهري/الربع سنوي
-
الإبلاغ عن أي اختلافات في المخزون فورًا
التخزين والنظافة
-
الحفاظ على تخزين منظم للمواد الخام، والمواد الاستهلاكية، والمنتجات النهائية
للتقديم ومعرفة المزيد قم بزيارة الرابط التاليTo apply and learn more, visit the following link
.png)
