.png)
🇸🇦 النص العربي المنسق
الهدف الوظيفي (مدير الوثائق)
الباحث عن الدور: تبحث شركة GCL عن مدير وثائق ليكون مسؤولاً عن إدارة وتنظيم والتحكم في جميع الوثائق والسجلات المتعلقة بالمشروع.
ضمان الامتثال: ضمان الامتثال لمتطلبات الشركة والمشروع.
الدعم المطلوب: يدعم مدير الوثائق فرق المشروع من خلال:
الاحتفاظ بالوثائق الدقيقة لأغراض الموافقات والمراجعات والتدقيق.
ضمان تدفق فعال للوثائق وتواصل فعال عبر جميع أصحاب المصلحة.
المسؤوليات الرئيسية (Key Accountabilities)
استلام وتوزيع الوثائق: استلام وتسجيل وتوزيع جميع وثائق المشروع الواردة والصادرة.
صيانة الأنظمة: صيانة وتحديث أنظمة التحكم في الوثائق، بما في ذلك أنظمة الملفات الإلكترونية والمادية.
التنسيق والمعايير: ضمان تنسيق جميع الوثائق بشكل صحيح، والتحكم في الإصدارات، وتلبية معايير الشركة والمشروع.
تتبع المراجعات: تتبع مراجعات الوثائق، والموافقات، وعمليات التسليم وفقًا للجداول الزمنية للمشروع.
التنسيق مع الفرق: التنسيق مع الفرق الداخلية والاستشاريين والمقاولين لتقديم الوثائق والمراجعات والموافقات.
إعداد التقارير: إعداد وصيانة السجلات والتقارير المتعلقة بحالة الوثائق، والتوزيع، والإجراءات المعلقة.
المساعدة في التدقيق: المساعدة في عمليات التدقيق الداخلي والخارجي، وضمان الامتثال لإجراءات الشركة ومعايير الجودة.
الأرشفة والأمن: إدارة أرشفة الوثائق، واسترجاعها، وأمنها لضمان سلامة البيانات وسريتها.
إغلاق المشروع: دعم وثائق إغلاق المشروع ومتطلبات التسليم.
Job Purpose (Document Controller)
Role Seeker: GCL is looking to hire a Document Controller who will be responsible for managing, organizing, and controlling all project-related documents and records.
Compliance Assurance: To ensure compliance with company and project requirements.
Required Support: The Document Controller supports project teams by:
Maintaining accurate documentation for approvals, revisions, and audits.
Ensuring effective communication and document flow across all stakeholders.
Key Accountabilities
Document Flow: Receive, register, and distribute all incoming and outgoing project documents.
System Maintenance: Maintain and update document control systems, including electronic and physical filing systems.
Standards and Formatting: Ensure all documents are properly formatted, version-controlled, and meet company and project standards.
Tracking: Track document revisions, approvals, and submissions in accordance with project timelines.
Stakeholder Coordination: Coordinate with internal teams, consultants, and contractors for document submissions, reviews, and approvals.
Reporting: Prepare and maintain logs and reports on document status, distribution, and outstanding actions.
Audit Support: Assist in internal and external audits, ensuring compliance with company procedures and quality standards.
Security and Archiving: Manage document archiving, retrieval, and security to ensure data integrity and confidentiality.
Close-out: Support project close-out documentation and handover requirements.
Administration ( UAE Nationals)
JOB PURPOSE
Provide comprehensive administrative and executive support to ensure efficient operations and seamless coordination across the Managing Director’s Office. The role involves hands-on exposure to high-level business processes, document control, travel management, and cross-functional coordination.
🎯 KEY ACCOUNTABILITIES
Document Control & Approvals
Conduct internal due diligence for documents requiring MD approval (e.g., LPOs, DocuSign documents, and hard copies), ensuring accuracy, completeness, and compliance with approval protocols.
Meeting & Facility Coordination
Oversee MD office meeting facilities ensuring effective scheduling, readiness, and upkeep.
Travel & Logistics Management
Assist in managing travel arrangements for the MD Office, including flights, hotels, visas, ground logistics, and group travel coordination.
Arrange catering and conference facilities as required.
Prepare and consolidate travel budgets and related cost summaries.
Financial Tracking & Reporting
Document and reconcile expenses related to the MD Office, including petty cash, corporate credit cards, and statements of accounts, ensuring timely reporting and proper record-keeping.
Correspondence & Communication
Draft, edit, and proofread executive correspondence, including internal communications, letters, and emails, maintaining clarity, professionalism, and confidentiality.
Research & Due Diligence
Conduct background research and due diligence on topics, products, or services to support executive decision-making and strategic initiatives.
Corporate Representation & Engagement
Support year-round corporate gifting, greetings, and internal engagement initiatives in coordination with relevant departments.
Process & Administrative Improvement
Identify and implement improvements to administrative and clerical procedures to enhance operational efficiency and service quality within the MD Office.
Project Support
Assist with ongoing and ad-hoc projects, including office logistics coordination, employee engagement programs, and other time-sensitive assignments.
💼 دور الدعم التنفيذي لمكتب المدير الإداري
الهدف الوظيفي
توفير دعم إداري وتنفيذي شامل لضمان سير العمل بكفاءة وتنسيق سلس عبر مكتب المدير الإداري. يتضمن الدور الانخراط المباشر في عمليات العمل رفيعة المستوى، وضبط الوثائق، وإدارة السفر، والتنسيق متعدد الوظائف.
🎯 المساءلات الرئيسية
ضبط الوثائق والموافقات
إجراء العناية الواجبة الداخلية للوثائق التي تتطلب موافقة المدير الإداري (مثل طلبات الشراء المحلية (LPOs)، وثائق دوكيو ساين (DocuSign)، والنسخ الورقية)، مع ضمان الدقة والاكتمال والامتثال لبروتوكولات الموافقة.
تنسيق الاجتماعات والمرافق
الإشراف على مرافق اجتماعات مكتب المدير الإداري لضمان الجدولة الفعالة والجاهزية والصيانة.
إدارة السفر والخدمات اللوجستية
المساعدة في إدارة ترتيبات السفر لمكتب المدير الإداري، بما في ذلك حجوزات الطيران والفنادق والتأشيرات والخدمات اللوجستية الأرضية وتنسيق السفر الجماعي.
ترتيب خدمات التموين ومرافق المؤتمرات حسب الحاجة.
إعداد وتوحيد ميزانيات السفر وملخصات التكاليف ذات الصلة.
تتبع التقارير المالية
توثيق وتسوية النفقات المتعلقة بمكتب المدير الإداري، بما في ذلك المصروفات النثرية، وبطاقات الائتمان الخاصة بالشركة، وكشوف الحسابات، لضمان إعداد التقارير في الوقت المناسب وحفظ السجلات بشكل صحيح.
المراسلات والتواصل
صياغة وتحرير ومراجعة المراسلات التنفيذية، بما في ذلك الاتصالات الداخلية، والرسائل، ورسائل البريد الإلكتروني، مع الحفاظ على الوضوح والاحترافية والسرية.
البحث والعناية الواجبة
إجراء البحث الأولي والعناية الواجبة حول الموضوعات أو المنتجات أو الخدمات لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية والمبادرات الاستراتيجية.
التمثيل والمشاركة المؤسسية
دعم مبادرات الهدايا والمعايدات والمشاركة الداخلية على مدار العام بالتنسيق مع الأقسام المعنية.
تحسين الإجراءات والإدارة
تحديد وتنفيذ تحسينات على الإجراءات الإدارية والمكتبية لتعزيز الكفاءة التشغيلية وجودة الخدمة داخل مكتب المدير الإداري.
دعم المشاريع
المساعدة في المشاريع الجارية والمخصصة، بما في ذلك تنسيق الخدمات اللوجستية للمكتب، وبرامج مشاركة الموظفين، والمهام الأخرى التي تتطلب الالتزام بجدول زمني ضيق.
.png)
