Airbus is a global leader in aerospace, headquartered in Leiden, Netherlands, and Toulouse, France. The company designs, manufactures, and delivers commercial aircraft, helicopters, defense, and space systems, serving customers worldwide with innovative and sustainable aerospace solutions.
Renowned for its engineering excellence and advanced technologies, Airbus provides cutting-edge aircraft and services that enhance safety, efficiency, and passenger experience. Its portfolio includes commercial jets, military aircraft, satellites, and related digital and maintenance services, supporting both civil and defense markets globally.
Committed to innovation, sustainability, and operational excellence, Airbus continues to shape the future of aerospace by pioneering eco-efficient technologies, smart solutions, and high-performance products that meet the evolving needs of the aviation and space industries.
↚
Role Overview
The primary focus of this role is to ensure operational readiness, compliance with documentation, and administrative support for the Airbus management team across the Middle East region.
Operations and Access Management
➤ Administrative Document Renewal: Track, follow up on, and renew all relevant administrative documents including airport passes, laptop/equipment passes, airport driving licenses, and other mandatory access credentials.
➤ Team Information Management: Maintain a shared database with essential personal and travel documentation for the Working-Party team, including passport scans, ID pictures, and contact details.
➤ Coordination with HR Admin team for visa extensions as required.
Documentation and Archiving
➤ Aircraft File Scanning: Accurately scan entire aircraft maintenance files upon completion of each Working-Party.
➤ Organizing / Archiving: Prepare and provide complete digital files for each Working-Party in the Airbus repository.
➤ Original Document Archiving: Ensure timely and secure shipment of original aircraft files to Airbus headquarters in Toulouse, France.
Headquarters and Local Staff Interface
➤ Primary Support Interface: Act as the main administrative interface and single point of contact between Airbus Middle East HQ and deployed Working-Party teams.
➤ Logistical Coordination: Assist local Airbus staff with operational administrative tasks during assignments at customer facilities.
➤ Support Warehouse Operations: Provide administrative support as required.
Office Supplies Management
➤ Manage and order stock of Airbus office supplies requested by the Working-Party team.
➤ Procurement Coordination: Process orders for office supplies and consumables, collaborating with the Airbus AME HQ procurement team to ensure availability and cost-effectiveness.
Communication and Coordination
➤ Reception: Serve as primary point of contact, professionally answering phone calls and greeting visitors.
➤ Scheduling: Manage executive calendars, coordinate appointments, meetings, and travel arrangements including flights, accommodation, and ground transportation.
↚
الدعم الإداري وعمليات إدارة أيرباص
نظرة عامة على الدور
التركيز الرئيسي لهذا الدور هو ضمان الجاهزية التشغيلية، والامتثال للوثائق، وتقديم الدعم الإداري لفريق إدارة أيرباص في منطقة الشرق الأوسط.
إدارة العمليات والوصول
➤ تجديد الوثائق الإدارية: متابعة وتجديد جميع الوثائق الإدارية المطلوبة، بما في ذلك تصاريح المطار، تصاريح الأجهزة/اللابتوب، رخص القيادة بالمطار، وأي تصاريح وصول إلزامية أخرى.
➤ إدارة معلومات الفريق: الحفاظ على قاعدة بيانات مشتركة تحتوي على الوثائق الشخصية والسفر الضرورية لفريق Working-Party، مثل نسخ جوازات السفر، صور الهوية، ومعلومات الاتصال.
➤ التنسيق مع فريق إدارة الموارد البشرية لتمديد التأشيرات عند الحاجة.
توثيق وأرشفة المستندات
➤ مسح ملفات الطائرات: مسح كامل ودقيق لملفات صيانة الطائرات بعد انتهاء كل Working-Party.
➤ تنظيم وأرشفة الملفات: إعداد وتقديم ملفات رقمية كاملة لكل Working-Party في مستودع أيرباص.
➤ أرشفة المستندات الأصلية: ضمان إرسال الملفات الأصلية إلى مقر أيرباص في تولوز، فرنسا، بطريقة آمنة وفي الوقت المناسب.
التنسيق بين المقر الرئيسي والموظفين المحليين
➤ نقطة الدعم الرئيسية: العمل كنقطة اتصال إدارية رئيسية بين مقر أيرباص الشرق الأوسط وفريق Working-Party المنتشر في المنطقة وخارجها.
➤ التنسيق اللوجستي: مساعدة موظفي أيرباص المحليين في المهام الإدارية أثناء التعيينات في مواقع العملاء.
➤ دعم عمليات المخازن: تقديم الدعم الإداري حسب الحاجة.
إدارة المستلزمات المكتبية
➤ إدارة وطلب مستلزمات المكتب المطلوبة من فريق Working-Party.
➤ التنسيق مع قسم المشتريات: متابعة طلبات المستلزمات والتعاون مع فريق المشتريات في المقر الرئيسي لضمان توفر المستلزمات بأفضل تكلفة.
الاتصال والتنسيق
➤ الاستقبال: العمل كنقطة اتصال رئيسية، والرد على المكالمات الهاتفية واستقبال الزوار بشكل مهني.
➤ إدارة الجداول: تنسيق جداول الإدارة العليا والمواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر بما في ذلك الرحلات، الإقامة، والمواصلات.
Storekeeper - Part 145 activities
Receiving and Inspection
➤ Receive incoming shipments of tools, equipment (including GSE), and materials.
➤ Inspect deliveries for damage, quantity discrepancies, and verify all required certifications (e.g., airworthiness tags, Authorised Release Certificates / CoC, and other documentation).
➤ Process receipts and accurately input data into inventory or Enterprise Resource Planning (ERP) systems / SAP AP1.
Storage and Organization
➤ Classify, inventory, and store tools, equipment, and materials in designated locations according to Part 145 regulations and company procedures.
➤ Ensure orderly, clean, and safe maintenance of the store/warehouse area.
➤ Handle and store hazardous materials, flammable materials, and/or hazardous waste following strict safety protocols.
↚
Issuing and Provisioning
➤ Process requests (requisitions) from maintenance personnel for tools and materials.
➤ Pick, package, and prepare items for issue or shipment.
➤ Build "kits" of tools for specific aircraft maintenance tasks.
Inventory Control
➤ Maintain accurate records of all inventory movements.
➤ Monitor stock levels and conduct regular audits to ensure availability of necessary tools and materials.
➤ Support maintenance and procurement teams with reporting and stock management.
أمين المخزن – المسؤوليات والمهام الرئيسية
استلام وفحص الشحنات
➤ استلام الشحنات الواردة من الأدوات والمعدات (بما في ذلك GSE) والمواد.
➤ فحص الشحنات للتأكد من عدم وجود أضرار أو اختلافات في الكمية، والتحقق من وجود جميع الشهادات المطلوبة (مثل بطاقات الصلاحية، شهادات الإفراج المصرح بها / CoC، والمستندات الأخرى).
➤ معالجة إيصالات الاستلام وإدخال البيانات بدقة في أنظمة الجرد أو تخطيط موارد المؤسسة (ERP) / SAP AP1.
التخزين والتنظيم
➤ تصنيف وجرد وتخزين الأدوات والمعدات والمواد في المواقع المخصصة وفقًا للوائح الجزء 145 وإجراءات الشركة.
➤ ضمان الحفاظ على منطقة المخزن / المستودع بشكل مرتب ونظيف وآمن.
➤ التعامل مع المواد الخطرة والقابلة للاشتعال والنفايات الخطرة وتخزينها وفق بروتوكولات السلامة الصارمة.
الإصدار والتجهيز
➤ معالجة طلبات الأدوات والمواد من موظفي الصيانة.
➤ تجهيز، تعبئة، وتحضير المواد للصرف أو الشحن.
➤ تجهيز "مجموعات" الأدوات للمهام الخاصة بصيانة الطائرات.
التحكم في المخزون
➤ الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع تحركات المخزون.
➤ مراقبة مستويات المخزون وإجراء تدقيقات منتظمة لضمان توفر الأدوات والمواد اللازمة.
➤ دعم فرق الصيانة والمشتريات بتقارير وإدارة المخزون.
للتقديم ومعرفة المزيد قم بزيارة الرابط التاليTo apply and learn more, visit the following link
.png)
