Mideast Data Systems (MDS) is a leading IT services and systems integration company based in the UAE, operating as a subsidiary of the international Midis Group. Established in 1981, MDS has been at the forefront of the UAE's digital transformation, serving over 3,000 clients and achieving revenues exceeding AED 2 billion as of 2021

↚

Administrative Assistant

🔹 Job Scope

The Administrative Assistant is responsible for providing high-level administrative support to the Direct Manager and the team in a timely and efficient manner. This role includes handling a variety of clerical and administrative tasks.

🔹 Main Duties and Responsibilities

• Provide administrative support in a timely and professional manner

• Maintain and coordinate calendars, plan appointments, meetings, and events, and send timely reminders

• Receive, sort, and direct all incoming correspondence; respond as assigned

• Screen and route phone calls appropriately, take notes, and transmit messages

• Prepare letters, responses, reports, and reviews upon request from the Direct Manager

• Handle and update office expenses, invoices, and payments; provide related reports

• Organize and maintain the filing system and documentation

🔹 نطاق الوظيفة

تكون المساعدة الإدارية مسؤولة عن تقديم دعم إداري عالي المستوى للمدير المباشر والفريق بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب، وذلك من خلال أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية.

🔹 المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري بشكل مهني وفي الوقت المحدد

• تنسيق الجداول الزمنية، وتحديد المواعيد، وتنظيم الاجتماعات والفعاليات، مع إرسال التذكيرات اللازمة

• استقبال وفرز وتوجيه جميع المراسلات الواردة، والرد عليها حسب التوجيه

• استقبال المكالمات الهاتفية وتحويلها بالشكل المناسب، وتدوين الملاحظات ونقل الرسائل

• إعداد الرسائل، والردود، والتقارير، والمراجعات حسب طلب المدير المباشر

• متابعة وتحديث مصاريف المكتب والفواتير والمدفوعات، ومشاركة التقارير ذات الصلة

• تنظيم نظام الأرشفة والملفات والوثائق والحفاظ عليها

↚

Executive Assistant

🔹 Job Scope

The Executive Assistant is responsible for coordinating and managing the day-to-day operations of the Senior Vice President’s office. This role includes scheduling, communication management, and handling various administrative and organizational tasks with efficiency and discretion.

🔹 Main Duties and Responsibilities

• Administrative Oversight
  Ensure the smooth functioning of the office by supervising all administrative duties.

• Information & Communication Management
  Screen and prioritize phone calls, visitors, and correspondence; take messages as needed.

• Calendar & Meeting Management
  Manage the Senior VP’s calendar, schedule meetings, attend them, take minutes, and share reports/memos with attendees.

• Travel & Accommodation Coordination
  Handle travel bookings, accommodations, and other work-related logistics.

• Document Production & Review
  Draft, review, and validate emails, reports, presentations, and memos for management.

• Financial Monitoring
  Track office expenses, negotiate with vendors, manage contracts, and ensure timely invoicing and payments.

• Budget Preparation & Reporting
  Prepare office budgets, monitor spending, analyze variances, and issue financial reports.

• Office Supplies & Inventory
  Maintain inventory and place orders as needed to ensure smooth operations.

• Filing & Record-Keeping
  Design and maintain a filing system and implement procedures for accurate record keeping.

• Recruitment & Onboarding
  Conduct interviews, recruit staff, and provide onboarding and training for new team members.

🔹 نطاق العمل

يتولى المساعد التنفيذي مسؤولية تنسيق وإدارة العمليات اليومية لمكتب نائب الرئيس التنفيذي، بما يشمل تنظيم الجداول، إدارة التواصل، والقيام بمهام إدارية وتنظيمية متعددة بدقة وكفاءة.

🔹 المهام والمسؤوليات الرئيسية

• الإشراف الإداري
  ضمان سير العمل بسلاسة من خلال متابعة جميع المهام الإدارية بالمكتب.

• إدارة المعلومات والتواصل
  تنظيم المكالمات، استقبال الزوار، فرز المراسلات وتحديد الأولويات، وتسجيل الرسائل عند الحاجة.

• تنظيم الجدول والاجتماعات
  إدارة جدول نائب الرئيس التنفيذي، تنسيق الاجتماعات، الحضور، تدوين المحاضر، وإرسال التقارير والمذكرات.

• تنسيق السفر والإقامة
  حجز وتنظيم ترتيبات السفر والإقامة واللوجستيات المرتبطة بالعمل.

• إعداد ومراجعة المستندات
  صياغة ومراجعة واعتماد المراسلات الإلكترونية، التقارير، العروض التقديمية، والمذكرات الإدارية.

• متابعة المصاريف
  مراقبة النفقات اليومية، التفاوض مع الموردين، إدارة العقود وضمان دفع الفواتير في الوقت المحدد.

• إعداد الميزانية والتقارير
  إعداد ميزانية المكتب، متابعة المصروفات، تحليل الانحرافات، وتقديم التقارير المالية.

• مستلزمات المكتب والمخزون
  متابعة مخزون المكتب وطلب المستلزمات الناقصة في الوقت المناسب.

• الأرشفة وحفظ السجلات
  تصميم نظام أرشفة فعال ومتابعة تطبيق إجراءات حفظ السجلات.

• التوظيف والتدريب
  إجراء مقابلات العمل، توظيف الموظفين، وتوفير التدريب اللازم لضمان تأهيل الموظف الجديد.

للتقديم ومعرفة المزيد قم بزيارة الرابط التاليTo apply and learn more, visit the following link

Mideast Data Systems  hiring now the following positions The UAE شركة ميد إيست داتا سيستمز تعلن عن وظائف شاغرة في الامارات

تعديل المقال