Al-Haffar | AlHaffar – The Specialist in Job Search in The UAE

 Welcome to Al-Haffar, the leading job search platform in United Arab Emirates

 ! We specialize in gathering the latest job opportunities from top companies and presenting them in an organized and easy-to-read format. Our goal is to connect job seekers with the right opportunities by providing clear and detailed job postings, including company information, job descriptions, and application guidelines.

At Al-Haffar, we strive to make job searching easier and more efficient. Whether you're looking for 

your next career move or exploring new opportunities, we're here to help! 🚀

Some information about the entity requesting employment

Overview

Our facility management solutions are designed to offer the perfect mix of services for your facility and budget.

Our expert team is always on hand to help you, whether it is structuring the right package of services for an integrated facility management solution or taking care of one-time maintenance issues. We support you from initial consultancy to help you determine the right solutions for your needs to efficiently execute a wide range of areas, including mechanical, electrical and plumbing services, cleaning, maintenance, hospitality, pest control and much more.

By focusing on cost effective, planned maintenance regimes and applying innovative technologies and techniques, we reduce the need for reactive callouts, so your facility gets the best possible care while saving you time and maximising the return on your investment.

↚

Available Job Vacancies

 Facilities Management Specialist - Emirati Future Leaders

Roles, Responsibilities, Duties

Provide general administration and personal assistance required by Services Department

Provide a full admin support to the team and department.

Archive documents or files on behalf of the Team.

Prepare the daily or weekly expenses report and ensure that accurate and timely expense reports are approved by Supervisors before lodging with Finance Department.

Prepare and coordinate data and approvals starting from RFQ, Quotations, and Purchase requisitions for the online purchasing.

Maintain a proper and user-friendly filing and document control system for recording and tracking of all documents

To develop and draft various reports (Weekly Reports, Monthly Reports) as required by the Facilities Manager and client.

To chase suppliers for materials delivery and ensure it reaches the sites.

To chase submitting of invoices through the supplier and DC and the supplier payment process through finance department.

To seek approvals from the client for any additional works required in the sites as per the Facilities Manager requests.

Provide general administration assistance for HR related issues for both Technical and Professional staff.

Provide the required documents for the monthly PMS and maintain regularly in FSI.

Arrange meetings, inductions, and associated tasks.

Attend meetings and keep records of proceedings on behalf of the team.

Assist the manager in making the reports or any clerical job particularly during the busy periods.

Document Controller - Emirati future leaders

Roles, Responsibilities, Duties

 Provide general administration and assistance as required by Document Control Department/Line Manager

Generate reference numbers for Khidmah correspondence.

Maintain and organize thestoring of documents and fulfill document retrieval requests.

Data entry,processing & scanning of all documents type

Processing all the PR’s in SAP for the PCP and Document Control department.

Raise the PR’s within 2 working days of receiving the signed invoice.

Ensure all documents/value of the invoices are correctly updated without any duplication of PR’s

Track the PR’s until it reaches the payment stage.

Follow up on timely basis with PR approvers/follow-up payments.

Receiving &checking email & delivering them to the Concern Department

Coordinate withother departments to transmit documents to external entity.

Enforcement of Policy andProcedures.

Accurate utilization and timely uploadof data to Electronic Management System.

Controlling Drivers Movement in dailybasis

Preparation of MasterSheet / Logs(where required)

Foster and maintain positive working relationships with the employees and clients.

Provide full administrative support to various departments

Payroll Officer

About this role:

 Review and analyze payroll data and reports for accuracy and resolve discrepancies to ensure accurate posting to payroll records.

Manage the printing and leave status reports

Prepare, process, and track wage

Process and maintain records of employee leave status

Maintain filing system for payroll and related records

Prepare and direct processing of deductions 

Perform related duties as to specific assignments

Provide service to customers by answering questions, providing information, making referrals, and assuring appropriate follow-through and/or resolution

Communicate with managers, supervisors, co-workers, citizens, and others, maintains confidentiality

Coordinate with recruitment team for engagement for a new joiner and assisting the team to speed up engagement

Prepare Action Confirmation for the internal transfers, promotion, and salary increase/decrease.

Provide and process the Final Settlement (Professional Staff)

Additional tasks/duties may be delegated as per the requirement

FM Supervisor

Roles, Responsibilities, Duties

1. Develop, gain consensus and implement the best practice/ building operation plan for assigned assets.

2. Work with the Property Manager to prepare the final budget documentation/plans and administer works to ensure budget compliance

3. Inspect facilities/equipment to determine the extent of service and equipment required.

4. Arrange for alterations, maintenance or reconditioning of facilities, as specified in the operating procedures or management services agreement.

5. In conjunction with the procurement team, competitively bid and prepare all non- engineering service contracts to assure high quality and cost-effective services

6. Assemble and analyze contract bids, submit recommendations, and prepare the standard form contract agreement for the Property Manager, for execution by the Management team.

7. Approve purchases of supplies and equipment for use within the facility.

8. Prepare a periodic inventory of Premises contents and property condition and forward the listing to the Property Manager for review.

9. Be proactively involved in ensuring that services are reviewed, and refinements made to enhance these services across the facility.

Management System Auditor and Coordiantor

Roles, Responsibilities, Duties

 QHSE Audits:

Conduct internal QHSE audits to ensure compliance with ISO standards (9001, 14001, 45001, and others).

Identify and report non-conformities, risks, and opportunities for improvement.

Prepare detailed audit reports with recommendations and corrective actions.

Ensure timely closure of non-conformities and follow up on corrective actions.

Assist in external certification and surveillance audits.

Documentation and Reporting:

Maintain and update QHSE management system documentation, including policies, procedures, and records.

Compile and present audit findings and QHSE performance data to management.

Assist in the preparation of reports for regulatory authorities and stakeholders.

Risk Management:

Identify and evaluate risks related to quality, health, safety, and the environment.

Support the development and implementation of risk mitigation plans.

Ensure compliance with legal and regulatory requirements.

Training and Awareness:

Conduct QHSE awareness and training sessions for employees and contractors.

Promote a culture of safety, quality, and environmental sustainability across the organization.

Assist in developing training materials and competency assessments.

↚

Management System Auditor/Coordinator

Sales Support Administrator

Process and Management System Specialist

Procurement Officer - Emirati Future Leaders

Bidding Estimation Manager

Presales Engineer

Customer Care Admin - Emirati Future Leaders

IFM Supervisor - Soft Services

Director - Hard Services

ELV CAD Engineer

Application Steps:

1. Open the application link 
2. Browse the available jobs and select the one that suits you.
3. Click on "Apply Now" and enter the required information.
4. Ensure that your details are entered correctly, then click "Submit".

Additional Details:

•  Posting Date: 24/3/2025
• Required Nationalities: All nationalities

 الحفار | الحفار  – المتخصص في البحث عن عمل في  الإمارات العربية المتحدة

 مرحباً بكم في  الحفار ، منصة البحث عن الوظائف الرائدة في  الإمارات العربية المتحدة

 نحن متخصصون في جمع أحدث فرص العمل من كبرى الشركات، وعرضها بطريقة منظمة وسهلة القراءة. هدفنا هو ربط الباحثين عن عمل بالفرص المناسبة من خلال توفير إعلانات وظيفية واضحة ومفصلة، ​​تتضمن معلومات عن الشركة، ووصفًا وظيفيًا، وإرشادات التقديم.

في  الحفار ، نسعى جاهدين لتسهيل البحث عن عمل وزيادة كفاءته. سواء كنت تبحث عن 

إذا كنت تخطط لخطوتك المهنية التالية أو استكشاف فرص جديدة، فنحن هنا لمساعدتك! 🚀

بعض المعلومات عن الجهة الطالبة للتوظيف

ملخص

تم تصميم حلول إدارة المرافق لدينا لتقديم المزيج المثالي من الخدمات لمنشأتك وميزانيتك.

فريقنا من الخبراء جاهز دائمًا لمساعدتكم، سواءً في تصميم باقة الخدمات المناسبة لإدارة المرافق المتكاملة أو في معالجة مشاكل الصيانة لمرة واحدة. ندعمكم بدءًا من الاستشارات الأولية لنساعدكم في تحديد الحلول المناسبة لاحتياجاتكم لتنفيذ مجموعة واسعة من الخدمات بكفاءة، بما في ذلك الخدمات الميكانيكية والكهربائية والسباكة، والتنظيف، والصيانة، والضيافة، ومكافحة الآفات، وغيرها الكثير.

من خلال التركيز على أنظمة الصيانة المخططة والفعّالة من حيث التكلفة وتطبيق التقنيات والأساليب المبتكرة، فإننا نعمل على تقليل الحاجة إلى المكالمات التفاعلية، بحيث تحصل منشأتك على أفضل رعاية ممكنة مع توفير الوقت لك وتعظيم العائد على استثمارك.

 

الوظائف الشاغرة المتاحة

 أخصائي إدارة المرافق - قادة المستقبل الإماراتيون

الأدوار والمسؤوليات والواجبات

توفير الإدارة العامة والمساعدة الشخصية المطلوبة من قبل قسم الخدمات

توفير الدعم الإداري الكامل للفريق والقسم.

أرشفة المستندات أو الملفات نيابة عن الفريق.

إعداد تقرير المصروفات اليومي أو الأسبوعي والتأكد من موافقة المشرفين على تقارير المصروفات الدقيقة وفي الوقت المناسب قبل تقديمها إلى قسم المالية.

إعداد وتنسيق البيانات والموافقات بدءًا من طلبات عرض الأسعار وعروض الأسعار وطلبات الشراء للشراء عبر الإنترنت.

الحفاظ على نظام مناسب وسهل الاستخدام لإدارة الملفات والوثائق لتسجيل وتتبع جميع المستندات

تطوير وإعداد التقارير المختلفة (التقارير الأسبوعية، التقارير الشهرية) حسب متطلبات مدير المرافق والعميل.

لملاحقة الموردين لتسليم المواد والتأكد من وصولها إلى المواقع.

متابعة تقديم الفواتير من خلال المورد والمركز وعملية دفع المورد من خلال قسم المالية.

الحصول على الموافقات من العميل لأي أعمال إضافية مطلوبة في المواقع وفقًا لطلبات مدير المرافق.

تقديم المساعدة الإدارية العامة لقضايا الموارد البشرية للموظفين الفنيين والمهنيين.

توفير المستندات المطلوبة لنظام إدارة الممتلكات الشهري والحفاظ عليه بانتظام في FSI.

ترتيب الاجتماعات واللقاءات التعريفية والمهام المرتبطة بها.

حضور الاجتماعات والاحتفاظ بسجلات الإجراءات نيابة عن الفريق.

مساعدة المدير في إعداد التقارير أو أي عمل كتابي خاصة خلال الفترات المزدحمة.

مراقب المستندات - قادة المستقبل الإماراتيون

الأدوار والمسؤوليات والواجبات

 توفير الإدارة العامة والمساعدة حسب متطلبات قسم مراقبة المستندات/مدير الخط

إنشاء أرقام مرجعية لمراسلات خدمة.

صيانة وتنظيم تخزين المستندات وتلبية طلبات استرجاع المستندات.

إدخال البيانات ومعالجتها ومسح جميع أنواع المستندات

معالجة جميع طلبات العلاقات العامة في SAP لقسم PCP ومراقبة المستندات.

قم برفع طلبات السحب خلال يومي عمل من تاريخ استلام الفاتورة الموقعة.

تأكد من تحديث جميع المستندات/قيمة الفواتير بشكل صحيح دون أي تكرار للعلاقات العامة

تتبع العلاقات العامة حتى تصل إلى مرحلة الدفع.

متابعة في الوقت المناسب مع الموافقين على العلاقات العامة / متابعة المدفوعات.

استلام وفحص البريد الإلكتروني وتسليمه إلى قسم الشؤون

التنسيق مع الإدارات الأخرى لنقل المستندات إلى كيان خارجي.

تنفيذ السياسات والإجراءات.

الاستخدام الدقيق والتحميل في الوقت المناسب للبيانات إلى نظام الإدارة الإلكتروني.

التحكم في حركة السائقين بشكل يومي

إعداد ورقة العمل الرئيسية/السجلات (حيثما لزم الأمر)

تعزيز علاقات العمل الإيجابية مع الموظفين والعملاء والحفاظ عليها.

توفير الدعم الإداري الكامل لمختلف الإدارات

موظف الرواتب

حول هذا الدور:

 مراجعة وتحليل بيانات الرواتب والتقارير للتأكد من دقتها وحل التناقضات لضمان النشر الدقيق في سجلات الرواتب.

إدارة تقارير حالة الطباعة والإجازات

إعداد ومعالجة وتتبع الأجور

معالجة وصيانة سجلات حالة إجازة الموظف

الحفاظ على نظام الملفات للرواتب والسجلات ذات الصلة

إعداد ومعالجة الاستقطاعات بشكل مباشر 

أداء الواجبات ذات الصلة بمهام محددة

تقديم الخدمة للعملاء من خلال الإجابة على الأسئلة، وتقديم المعلومات، وإجراء الإحالات، وضمان المتابعة المناسبة و/أو الحل

التواصل مع المديرين والمشرفين وزملاء العمل والمواطنين وغيرهم، والحفاظ على السرية

التنسيق مع فريق التوظيف لإشراك المنضم الجديد ومساعدة الفريق على تسريع المشاركة

إعداد تأكيد الإجراء للتحويلات الداخلية والترقيات وزيادة/تخفيض الراتب.

توفير ومعالجة التسوية النهائية (الموظفون المحترفون)

يمكن تفويض مهام/واجبات إضافية حسب المتطلبات

مشرف إدارة المرافق

الأدوار والمسؤوليات والواجبات

1. تطوير أفضل الممارسات/خطة تشغيل المبنى للأصول المخصصة والحصول على إجماع بشأنها وتنفيذها.

2. العمل مع مدير العقار لإعداد وثائق/خطط الميزانية النهائية وإدارة الأعمال لضمان الامتثال للميزانية

3. فحص المرافق/المعدات لتحديد مدى الخدمة والمعدات المطلوبة.

4. ترتيب التعديلات أو الصيانة أو إعادة تأهيل المرافق، على النحو المحدد في إجراءات التشغيل أو اتفاقية خدمات الإدارة.

5. بالتعاون مع فريق المشتريات، قم بتقديم عطاءات تنافسية وإعداد جميع عقود الخدمات غير الهندسية لضمان خدمات عالية الجودة وفعالة من حيث التكلفة

6. تجميع وتحليل عروض العقود، وتقديم التوصيات، وإعداد نموذج اتفاقية العقد القياسي لمدير العقار، لتنفيذه من قبل فريق الإدارة.

7. الموافقة على شراء اللوازم والمعدات لاستخدامها داخل المنشأة.

8. إعداد جرد دوري لمحتويات العقار وحالة العقار وإرسال القائمة إلى مدير العقار للمراجعة.

9. المشاركة بشكل استباقي في ضمان مراجعة الخدمات وإجراء التحسينات اللازمة لتعزيز هذه الخدمات في جميع أنحاء المنشأة.

مدقق ومنسق نظام الإدارة

الأدوار والمسؤوليات والواجبات

 عمليات تدقيق الجودة والصحة والسلامة والبيئة:

إجراء عمليات تدقيق داخلية للجودة والصحة والسلامة والبيئة لضمان الامتثال لمعايير ISO (9001، 14001، 45001، وغيرها).

تحديد حالات عدم المطابقة والمخاطر وفرص التحسين والإبلاغ عنها.

إعداد تقارير التدقيق التفصيلية مع التوصيات والإجراءات التصحيحية.

ضمان إغلاق حالات عدم المطابقة في الوقت المناسب ومتابعة الإجراءات التصحيحية.

المساعدة في عمليات التدقيق الخارجية والمراقبة.

التوثيق والتقارير:

صيانة وتحديث وثائق نظام إدارة الجودة والصحة والسلامة والبيئة، بما في ذلك السياسات والإجراءات والسجلات.

تجميع نتائج التدقيق وبيانات أداء الجودة والصحة والسلامة والبيئة وتقديمها إلى الإدارة.

المساعدة في إعداد التقارير للسلطات التنظيمية وأصحاب المصلحة.

إدارة المخاطر:

تحديد وتقييم المخاطر المتعلقة بالجودة والصحة والسلامة والبيئة.

دعم تطوير وتنفيذ خطط التخفيف من المخاطر.

ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

التدريب والتوعية:

إجراء جلسات توعية وتدريب في مجال الجودة والصحة والسلامة والبيئة للموظفين والمقاولين.

تعزيز ثقافة السلامة والجودة والاستدامة البيئية في جميع أنحاء المنظمة.

المساعدة في تطوير مواد التدريب وتقييم الكفاءة.

 

مدقق/منسق نظام الإدارة

مسؤول دعم المبيعات

أخصائي نظام العمليات والإدارة

مسؤول المشتريات - قادة المستقبل الإماراتيون

مدير تقدير العطاءات

مهندس ما قبل البيع

مسؤول خدمة العملاء - قادة المستقبل الإماراتيون

مشرف إدارة المرافق - الخدمات الناعمة

مدير الخدمات الصعبة

مهندس CAD ELV

خطوات التقديم:

1. افتح  رابط التطبيق 
2. تصفح الوظائف المتاحة واختر الوظيفة التي تناسبك.
3. انقر فوق "تقديم الطلب الآن" وأدخل المعلومات المطلوبة.
4. تأكد من إدخال تفاصيلك بشكل صحيح، ثم انقر فوق "إرسال".

تفاصيل إضافية:

•  تاريخ النشر:  24/3/2025
• الجنسيات المطلوبة:  جميع الجنسيات

تعديل المقال