Bloom Holding Company opens the door for immediate employment with competitive salaries in the UAE - apply now
Associate- Document Control
About the job
JOB PURPOSE:
The Document Control Specialist plays a pivotal role in ensuring the efficient management, organization, and accessibility of all project-related documents within the department. The primary purpose of this role is to establish and maintain a comprehensive document control system that ensures all documentation, such as contracts, permits, approvals, memos, and other critical documents and materials, are accurately recorded and easily retrievable. The Document Control Specialist will facilitate the timely flow of documentation, maintain version control, and ensure compliance with legal and regulatory standards. This role is crucial for ensuring transparency, accuracy, and effective collaboration across all teams involved in real estate development, sales, leasing, and customer management.
Key Accountabilities
- Manage the lifecycle of all project documentation, ensuring accurate storage, retrieval, and distribution of documents across the organization and project teams.
- Ensure all project documents are properly versioned, updated, and distributed. Maintain an organized system for tracking revisions and approvals.
- Ensure all documents comply with company standards, legal regulations, and project requirements, ensuring consistency and accuracy.
- Oversee the archiving of documents in both digital and physical formats, ensuring long-term storage and easy retrieval.
- Perform quality checks on documents to ensure completeness, accuracy, and consistency before distribution and archiving.
- Prepare and maintain document control reports, track document status, and provide updates to senior management on document progress.
- Distribute documents to relevant stakeholders if needed.
- Validate the documents based on the requirements and ensure that all received documents are correct.
- Ship physical documents to the customer.
- Validate the system and ensure all the documents were uploaded properly.
- Review the system to ensure that all automated documents are uploaded.
- Ensure the validity (expiry dates) of documents are properly monitored.
Senior
Manager Enterprise Applications & AutomationAbout the job
JOB PURPOSE:
The Senior Manager of Enterprise Applications & Automation is responsible for overseeing the implementation, management, and optimization of enterprise-grade systems, workflows, and automation tools within the organization. The ideal candidate will have extensive knowledge of enterprise-level systems, specifically ERP (Oracle, SAP), CRM (Salesforce), low-code BPM tools, document management systems, and automation technologies such as RPA (Robotic Process Automation). The role demands a strong understanding of the real estate industry and its operational functions, including sales, leasing, finance, asset management, and community management. This individual will lead cross-functional teams to streamline business processes and drive digital transformation.
Key Accountabilities
Enterprise Applications Leadership
- Lead the implementation and management of large enterprise systems like construction management systems, ensuring they align with business goals and industry-specific requirements.
- Oversee the optimization and maintenance of integrated systems to improve operational efficiency across key functions, including sales, leasing, finance, asset management, and community management.
- Coordinate with business units to understand their needs, identify opportunities for system enhancements, and drive projects that meet business objectives.
- Knowledge of real estate business is a must to drive efficiency & digital transformation.
Automation & Workflow Management
- Manage the implementation and execution of workflow automation tools to streamline business processes and reduce manual intervention.
- Oversee the development, testing, and deployment of RPA (Robotic Process Automation) technologies to automate repetitive tasks and optimize operational processes.
- Utilize low-code BPM tools to create scalable workflows that enhance productivity and reduce process bottlenecks.
Collaboration with Business Units
- Act as a liaison between IT and various business functions, including finance, leasing, sales, asset management, and community management, to ensure technology solutions meet business needs.
- Provide insights into system functionality, process improvements, and best practices for using enterprise tools to achieve business goals.
Technology Strategy & Leadership
- Lead strategic initiatives for selecting and deploying new automation and enterprise tools that align with organizational objectives and industry trends.
- Provide leadership and mentorship to a team of developers, analysts, and engineers working on enterprise applications and automation solutions.
Vendor & Stakeholder Management
- Manage relationships with external vendors, consultants, and system integrators to ensure successful project delivery and ongoing support.
- Collaborate with senior leadership to provide insights on system performance, automation progress, and future technology adoption.
شركة بلوم القابضة تفتح باب التوظيف بشكل فورى برواتب تنافسية فى الامارات-قدم الان
مدير أول لتطبيقات المؤسسة والأتمتة
حول الوظيفة
الهدف من الوظيفة:
يتولى مدير أول لتطبيقات المؤسسة والأتمتة الإشراف على تنفيذ وإدارة وتحسين الأنظمة المتقدمة، وأدوات سير العمل، والتقنيات الآلية داخل المنظمة. يجب أن يكون المرشح المثالي ذو معرفة واسعة بالأنظمة على مستوى المؤسسة، وخاصة أنظمة ERP (أوراكل، SAP)، CRM (Salesforce)، أدوات BPM منخفضة الكود، أنظمة إدارة الوثائق، وتقنيات الأتمتة مثل RPA (أتمتة العمليات الروبوتية). يتطلب هذا الدور فهماً قوياً لصناعة العقارات ووظائفها التشغيلية، بما في ذلك المبيعات، والتأجير، والمالية، وإدارة الأصول، وإدارة المجتمع. سيقود هذا الشخص فرقًا عبر وظائف متعددة لتبسيط العمليات التجارية ودفع التحول الرقمي.
المسؤوليات الرئيسية
قيادة تطبيقات المؤسسة
- قيادة تنفيذ وإدارة الأنظمة الكبيرة على مستوى المؤسسة مثل أنظمة إدارة البناء، وضمان توافقها مع أهداف العمل ومتطلبات الصناعة المحددة.
- الإشراف على تحسين وصيانة الأنظمة المتكاملة لتحسين الكفاءة التشغيلية عبر الوظائف الرئيسية مثل المبيعات، والتأجير، والمالية، وإدارة الأصول، وإدارة المجتمع.
- التنسيق مع وحدات الأعمال لفهم احتياجاتها، وتحديد الفرص لتعزيز النظام، ودفع المشاريع التي تلبي أهداف الأعمال.
- يجب أن يكون لديك معرفة قوية بصناعة العقارات لدفع الكفاءة والتحول الرقمي.
الأتمتة وإدارة سير العمل
- إدارة تنفيذ وتنفيذ أدوات أتمتة سير العمل لتبسيط العمليات التجارية وتقليل التدخل اليدوي.
- الإشراف على تطوير واختبار وتنفيذ تقنيات RPA (أتمتة العمليات الروبوتية) لأتمتة المهام المتكررة وتحسين العمليات التشغيلية.
- استخدام أدوات BPM منخفضة الكود لإنشاء سير عمل قابل للتوسع يعزز الإنتاجية ويقلل من اختناقات العمليات.
التعاون مع وحدات الأعمال
- العمل كحلقة وصل بين تكنولوجيا المعلومات والوظائف التجارية المختلفة مثل المالية، والتأجير، والمبيعات، وإدارة الأصول، وإدارة المجتمع، لضمان تلبية الحلول التكنولوجية لاحتياجات الأعمال.
- تقديم رؤى حول وظائف النظام، وتحسين العمليات، وأفضل الممارسات لاستخدام أدوات المؤسسة لتحقيق أهداف الأعمال.
استراتيجية القيادة والتكنولوجيا
- قيادة المبادرات الاستراتيجية لاختيار وتنفيذ أدوات الأتمتة والتطبيقات المؤسسية الجديدة التي تتماشى مع أهداف المنظمة والاتجاهات الصناعية.
- تقديم القيادة والإرشاد لفريق من المطورين والمحللين والمهندسين الذين يعملون على تطبيقات المؤسسة وحلول الأتمتة.
إدارة البائعين وأصحاب المصلحة
- إدارة العلاقات مع البائعين الخارجيين، والمستشارين، وموظفي تكامل النظام لضمان تسليم المشاريع بنجاح والدعم المستمر.
- التعاون مع القيادة العليا لتقديم رؤى حول أداء النظام، وتقدم الأتمتة، واعتماد التكنولوجيا المستقبلية.
أخصائي مراقبة الوثائق
حول الوظيفة
الهدف من الوظيفة:
يلعب أخصائي مراقبة الوثائق دورًا محوريًا في ضمان إدارة وتنظيم وإمكانية الوصول الفعالة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشاريع داخل القسم. الغرض الأساسي من هذا الدور هو تأسيس وصيانة نظام مراقبة وثائق شامل يضمن تسجيل جميع الوثائق بدقة مثل العقود، والتصاريح، والموافقات، والمذكرات، والمواد الأخرى المهمة، بحيث تكون قابلة للاسترجاع بسهولة. سيساهم أخصائي مراقبة الوثائق في تدفق الوثائق في الوقت المناسب، والحفاظ على التحكم في الإصدارات، وضمان الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية. يعتبر هذا الدور أمرًا بالغ الأهمية لضمان الشفافية والدقة والتعاون الفعّال عبر جميع الفرق المشاركة في تطوير العقارات، والمبيعات، والتأجير، وإدارة العملاء.
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة دورة حياة جميع وثائق المشروع، وضمان التخزين الدقيق، واسترجاع وتوزيع الوثائق عبر المنظمة وفرق المشروع.
- ضمان أن جميع وثائق المشروع قد تم إصدارها وتحديثها وتوزيعها بشكل صحيح. الحفاظ على نظام منظم لتتبع التعديلات والموافقات.
- التأكد من أن جميع الوثائق تتوافق مع معايير الشركة، واللوائح القانونية، ومتطلبات المشروع، مما يضمن التناسق والدقة.
- الإشراف على أرشفة الوثائق بصيغها الرقمية والفيزيائية، مما يضمن التخزين طويل الأجل وسهولة استرجاعها.
- إجراء فحوصات الجودة على الوثائق لضمان اكتمالها ودقتها وتناسقها قبل التوزيع والأرشفة.
- إعداد وصيانة تقارير مراقبة الوثائق، وتتبع حالة الوثائق، وتقديم التحديثات للإدارة العليا حول تقدم الوثائق.
- توزيع الوثائق إلى الأطراف المعنية إذا لزم الأمر.
- التحقق من صحة الوثائق وفقًا للمتطلبات والتأكد من أن جميع الوثائق المستلمة صحيحة.
- شحن الوثائق الفيزيائية إلى العميل.
- التحقق من النظام والتأكد من أن جميع الوثائق قد تم تحميلها بشكل صحيح.
- مراجعة النظام للتأكد من أن جميع الوثائق التلقائية قد تم تحميلها.
- ضمان مراقبة صلاحية الوثائق (تواريخ انتهاء الصلاحية) بشكل صحيح.
.png)
