Company Information:
↔ Personal Assistant (PA) to the Chairman
The Personal Assistant (PA) to the Chairman will provide high-level administrative and secretarial support to the Chairman of the company. The role involves managing the Chairman's schedule, handling communication, preparing reports and presentations, and facilitating smooth daily operations.
Key Responsibilities
Schedule and Calendar Management:
- Manage and organize the Chairman's calendar, including meetings, appointments, travel, and events.
- Prioritize and schedule meetings with internal and external stakeholders, ensuring efficient time management.
Communication and Correspondence:
- Serve as the first point of contact for the Chairman’s office, managing phone calls, emails, and other correspondence.
- Draft, proofread, and send out communication on behalf of the Chairman.
- Handle sensitive and confidential information with discretion.
Meeting Coordination and Documentation:
- Prepare agendas and materials for meetings.
- Attend meetings and take minutes, ensuring key decisions and action items are documented.
- Follow up on action items from meetings, ensuring they are completed on time.
Travel and Logistics Management:
- Arrange travel itineraries, accommodations, and transportation for the Chairman.
- Prepare detailed travel schedules, ensuring all logistics are coordinated effectively.
Technical Writer – Policies & SOPs
The Technical Writer – Policies & SOPs will be responsible for creating clear, structured, and professional corporate documents that define company processes, workflows, and policies. This role involves working closely with various departments to gather information, translate it into structured documentation, and ensure that all policies and procedures are aligned with industry best practices.
Key Responsibilities
Drafting & Structuring Documents:
- Prepare policies, standard operating procedures (SOPs), company manuals, guidelines, and other corporate documents.
Flowcharts & Workflows:
- Develop process flow diagrams, organizational structures, and workflow charts for various business functions.
Visual Representation of Processes:
- Convert complex business processes into easy-to-understand figures, infographics, and diagrams.
Collaboration Across Departments:
- Work closely with HR, Legal, Projects team, Procurement, Design, QA/QC, HSE, and other departments to gather information and translate it into well-documented workflows and procedures.
Version Control & Revisions:
- Ensure that all documents are updated, well-organized, and aligned with the company’s policies and compliance requirements.
Formatting & Professional Presentation:
- Ensure documents are properly formatted, structured, and visually appealing for clarity and readability.
Hybrid Work Model:
- Work both onsite and remotely as needed, attending meetings and discussions with department heads to refine and finalize documentation.
Required Qualifications & Skills
- Experience: Minimum 5+ years of experience in technical documentation, policy drafting, process mapping, or SOP writing.
- Technical Drafting Skills: Strong ability to draft detailed SOPs, manuals, and workflow diagrams with clear language and structured formatting.
- Attention to Detail: Ability to analyze and document processes accurately, concisely, and professionally.
Project Engineer – Fit-Out Projects
We are looking for an experienced Project Engineer with experience in fit-out projects to join our team. The Project Engineer will be responsible for overseeing the planning, execution, and completion of fit-out works in commercial, residential, and mixed-use buildings. The role involves managing the entire fit-out process, including coordinating with contractors, vendors, designers, and clients, while ensuring quality, budget adherence, and project timelines are met.
The ideal candidate will have a strong background in managing interior fit-out projects, with hands-on experience in site coordination, materials procurement, and contractor management. This is an exciting opportunity for an engineer passionate about delivering high-quality fit-out projects in diverse sectors.
Key Responsibilities
Fit-Out Project Planning and Coordination:
- Oversee the planning and execution of fit-out projects, including detailed scheduling, resource allocation, and milestone management.
- Develop project plans, ensuring all deliverables, milestones, and deadlines are identified and tracked.
- Liaise with clients, architects, designers, and other stakeholders to ensure the fit-out work meets specifications, timelines, and quality standards.
- Prepare and manage procurement schedules for materials, furniture, fixtures, and equipment (FF&E), ensuring timely delivery and installation.
Site Supervision and Construction Management:
- Monitor the day-to-day activities of the fit-out works on-site, ensuring the quality of workmanship, adherence to safety protocols, and compliance with building regulations.
- Coordinate with contractors, subcontractors, and suppliers to ensure that all work is carried out as per design and engineering specifications.
- Ensure proper sequencing of tasks, such as MEP installations, drywall, flooring, ceiling works, painting, and finishes, to ensure smooth project flow.
- Conduct site inspections and quality checks to verify that the fit-out works are carried out in accordance with the approved design, technical drawings, and industry standards.
Budget and Cost Control:
- Develop and maintain project budgets, ensuring that fit-out projects are completed within the allocated budget.
- Track expenses and manage cost reports to identify discrepancies and mitigate cost overruns.
- Manage procurement processes and vendor contracts to ensure materials are sourced cost-effectively while maintaining quality.
- Go to the application page. (Alpago in UAE)
- Click on the job title to view details.
- Please click on the "Easy Apply" button at the top of the page.
- Enter the required information in the pop-up screens.
- Click "Review" to review the form.
- Job Source: Alpago
- Publication Date: 2/17/2025
- Required Nationalities: All Nationalities
- Application Link: Click here
مساعد شخصي للرئيس
سيتولى المساعد الشخصي لرئيس مجلس الإدارة تقديم الدعم الإداري والسكرتاري رفيع المستوى لرئيس مجلس إدارة الشركة. ويتضمن الدور إدارة جدول أعمال رئيس مجلس الإدارة، وإدارة الاتصالات، وإعداد التقارير والعروض التقديمية، وتسهيل العمليات اليومية السلسة.
المسؤوليات الرئيسية
إدارة الجدول والتقويم:
- إدارة وتنظيم جدول أعمال الرئيس، بما في ذلك الاجتماعات والمواعيد والسفر والفعاليات.
- تحديد أولويات الاجتماعات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وتحديد مواعيدها، وضمان إدارة الوقت بكفاءة.
الإتصالات والمراسلات:
- العمل كنقطة الاتصال الأولى لمكتب الرئيس، وإدارة المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، وغيرها من المراسلات.
- صياغة الرسائل ومراجعتها وإرسالها نيابة عن الرئيس.
- تعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحذر.
تنسيق الاجتماعات والتوثيق:
- إعداد جداول الأعمال والمواد الخاصة بالاجتماعات.
- حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر، والتأكد من توثيق القرارات الرئيسية وبنود العمل.
- متابعة بنود العمل من الاجتماعات، والتأكد من إكمالها في الوقت المحدد.
إدارة السفر والخدمات اللوجستية:
- ترتيب برامج السفر والإقامة والنقل للرئيس.
- إعداد جداول السفر التفصيلية، والتأكد من تنسيق جميع الخدمات اللوجستية بشكل فعال.
كاتب تقني – السياسات والإجراءات التشغيلية القياسية
سيكون كاتب السياسات والإجراءات التشغيلية القياسية مسؤولاً عن إنشاء مستندات مؤسسية واضحة ومنظمة واحترافية تحدد عمليات الشركة وسير العمل والسياسات. يتضمن هذا الدور العمل بشكل وثيق مع مختلف الإدارات لجمع المعلومات وترجمتها إلى وثائق منظمة وضمان توافق جميع السياسات والإجراءات مع أفضل ممارسات الصناعة.
المسؤوليات الرئيسية
صياغة وهيكلة الوثائق:
- إعداد السياسات وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs) وأدلة الشركة والمبادئ التوجيهية وغيرها من المستندات الخاصة بالشركة.
المخططات الانسيابية وسير العمل:
- تطوير مخططات تدفق العملية والهياكل التنظيمية ومخططات سير العمل لمختلف وظائف الأعمال.
التمثيل البصري للعمليات:
- قم بتحويل العمليات التجارية المعقدة إلى أرقام ومخططات ورسوم بيانية سهلة الفهم.
التعاون بين الأقسام:
- العمل بشكل وثيق مع فريق الموارد البشرية والقانونية والمشاريع والمشتريات والتصميم وضمان الجودة ومراقبة الجودة والصحة والسلامة والبيئة والأقسام الأخرى لجمع المعلومات وترجمتها إلى سير عمل وإجراءات موثقة جيدًا.
التحكم في الإصدارات والمراجعة:
- تأكد من تحديث جميع المستندات وتنظيمها بشكل جيد وتوافقها مع سياسات الشركة ومتطلبات الامتثال.
التنسيق والعرض الاحترافي:
- تأكد من تنسيق المستندات وهيكلتها بشكل صحيح وجذابة بصريًا من أجل الوضوح وسهولة القراءة.
نموذج العمل الهجين:
- العمل في الموقع وعن بعد حسب الحاجة، وحضور الاجتماعات والمناقشات مع رؤساء الأقسام لتحسين وإضفاء اللمسات الأخيرة على الوثائق.
المؤهلات والمهارات المطلوبة
- الخبرة: خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال التوثيق الفني، أو صياغة السياسات، أو رسم الخرائط العملية، أو كتابة الإجراءات التشغيلية القياسية.
- مهارات الصياغة الفنية: قدرة قوية على صياغة الإجراءات التشغيلية القياسية التفصيلية والأدلة ومخططات سير العمل باستخدام لغة واضحة وتنسيق منظم.
- الاهتمام بالتفاصيل: القدرة على تحليل وتوثيق العمليات بدقة وإيجاز واحترافية.
مهندس مشروع – مشاريع التجهيز
نحن نبحث عن مهندس مشروع متمرس لديه خبرة في مشاريع التجهيز للانضمام إلى فريقنا. سيكون مهندس المشروع مسؤولاً عن الإشراف على التخطيط وتنفيذ وإكمال أعمال التجهيز في المباني التجارية والسكنية والمباني متعددة الاستخدامات. يتضمن الدور إدارة عملية التجهيز بالكامل، بما في ذلك التنسيق مع المقاولين والبائعين والمصممين والعملاء، مع ضمان الجودة والالتزام بالميزانية والمواعيد النهائية للمشروع.
يجب أن يتمتع المرشح المثالي بخلفية قوية في إدارة مشاريع التجهيز الداخلي، مع خبرة عملية في تنسيق الموقع، وشراء المواد، وإدارة المقاولين. هذه فرصة مثيرة للمهندس المتحمس لتقديم مشاريع تجهيز عالية الجودة في قطاعات متنوعة.
المسؤوليات الرئيسية
تخطيط وتنسيق مشروع التجهيز:
- الإشراف على تخطيط وتنفيذ مشاريع التجهيز، بما في ذلك الجدولة التفصيلية، وتخصيص الموارد، وإدارة المعالم.
- تطوير خطط المشروع، والتأكد من تحديد جميع النتائج والمعالم والمواعيد النهائية وتتبعها.
- التواصل مع العملاء والمهندسين المعماريين والمصممين وأصحاب المصلحة الآخرين لضمان أن أعمال التجهيز تلبي المواصفات والجداول الزمنية ومعايير الجودة.
- إعداد وإدارة جداول المشتريات للمواد والأثاث والتجهيزات والمعدات (FF&E)، وضمان التسليم والتركيب في الوقت المناسب.
الإشراف على الموقع وإدارة البناء:
- مراقبة الأنشطة اليومية لأعمال التجهيز في الموقع، وضمان جودة الصنعة، والالتزام ببروتوكولات السلامة، والامتثال للوائح البناء.
- التنسيق مع المقاولين والمقاولين من الباطن والموردين لضمان تنفيذ جميع الأعمال وفقًا لمواصفات التصميم والهندسة.
- ضمان التسلسل الصحيح للمهام، مثل تركيبات ميكانيكا الكهرباء والسباكة، والجدران الجافة، والأرضيات، وأعمال السقف، والطلاء، والتشطيبات، لضمان سير المشروع بسلاسة.
- إجراء عمليات تفتيش للموقع وفحوصات الجودة للتأكد من أن أعمال التجهيز يتم تنفيذها وفقًا للتصميم المعتمد والرسومات الفنية والمعايير الصناعية.
الميزانية والتحكم في التكاليف:
- تطوير وصيانة ميزانيات المشاريع، والتأكد من إكمال مشاريع التجهيز ضمن الميزانية المخصصة.
- تتبع النفقات وإدارة تقارير التكلفة لتحديد التناقضات والتخفيف من تجاوز التكاليف.
- إدارة عمليات الشراء وعقود البائعين لضمان الحصول على المواد بطريقة فعالة من حيث التكلفة مع الحفاظ على الجودة.
- للانتقال إلى صفحة التقديم. ( ألباغو في الإمارات)
- انقر على عنوان الوظيفة لعرض التفاصيل.
- الرجاء الضغط على زر "التقديم السهل" الموجود في أعلى الصفحة.
- أدخل المعلومات المطلوبة في الشاشات المنبثقة.
- انقر فوق "مراجعة" لمراجعة النموذج.
- مصدر الوظائف: ألباغو
- تاريخ النشر: ١٧/٢/٢٠٢٥
- الجنسيات المطلوبة: جميع الجنسيات
- رابط التقديم: اضغط هنا
.png)
