Start a distinguished career with Khales and get great job benefits - Emirates
PRO Officer
About the Job
Job
Title: Public Relations Officer (PRO)Location: UAE (travel between company offices and government entities)
Department: HR and Operations
Reports to: HR Manager
Company Overview:
Khales Engineering Consultancy and Project Management Company, along with Al Masar Alale Contracting Company, are leading providers of high-end engineering, architectural design, construction engineering, and project management services across the UAE. We are seeking a detail-oriented and resourceful Public Relations Officer (PRO) to manage all government-related processes, legal documentation, and client relations, ensuring seamless operations and compliance.
Role Description:
The Public Relations Officer (PRO) will manage all government liaison tasks and public relations activities for Khales Engineering and Al Masar Alale Contracting. This includes handling company licensing, employee visas, and all legal documentation. The PRO will serve as the primary contact for government bodies, ensure compliance with UAE laws, and facilitate approvals for project-related contracts and documents. This role also supports payment coordination, client interactions, and government submissions to ensure smooth operations.
Key Responsibilities:
1. Government Relations & Legal Compliance:
Licenses & Legal Documents:
- Manage the renewal, opening, and maintenance of trade licenses, ensuring compliance with local regulations.
- Handle ownership changes in trade licenses and manage Ejari contracts for office leases.
- Oversee telecom accounts (Etisalat/DU), ensuring optimal services for corporate communication needs.
Visa & Work Permit Management:
- Oversee the entire employee visa process, including labor contracts, medical tests, Emirates ID applications, and visa stamping.
- Monitor visa expirations and ensure timely renewals.
Liaison with Government Entities:
- Act as the primary point of contact with key government bodies (MOHRE, DED, SEWA, etc.) to facilitate compliance.
- Submit project and legal documentation to relevant government departments and track the progress of approvals.
Legal Case Submissions:
- Submit legal documents for any ongoing cases and follow up on legal matters for the company.
2. Project Support & Contracts:
Contracts Preparation:
- Prepare client and project contracts, ensuring all required signatures and legal compliance.
- Coordinate with contractors and clients to ensure accurate documentation for project approvals.
Government Project Approvals:
- Obtain timely project-related approvals from government entities to prevent delays.
- Expedite urgent project approvals in coordination with relevant authorities.
Client Coordination & Site Visits:
- Coordinate site visits with contractors and clients, providing status updates on project progress.
3. Payments & Financial Coordination:
Client Payment Requests:
- Manage client payments and government fees, ensuring timely receipt of funds.
- Assist clients with bank account openings and manage the documentation required for financial transactions.
Bank Coordination:
- Support contractors and consultants with payment requests, including coordinating payments with government housing authorities.
4. Ad Hoc Responsibilities:
- Take on additional tasks and special projects as assigned by management to enhance operational efficiency or legal compliance.
Key Competencies:
Government Relations Expertise:
- Strong knowledge of UAE government processes, visa regulations, and labor laws.
- Ability to handle complex documentation and ensure timely legal submissions.
Communication Skills:
- Fluent in Arabic and English, with the ability to communicate effectively with government officials, clients, and internal teams.
- Strong interpersonal skills for client engagement and collaboration with external parties.
Problem-Solving:
- Ability to resolve issues with government bodies and handle complex cases.
- Proficiency in managing legal cases and document submission processes.
Client Service Orientation:
- Focused on client satisfaction, ensuring all legal and documentation processes are handled promptly.
- Ability to manage client expectations and respond to inquiries professionally.
Organizational Skills:
- Efficiently manage multiple tasks, meet deadlines, and keep accurate records for legal documentation.
- High level of attention to detail in maintaining government submissions and payment documentation.
Time Management:
- Ability to prioritize urgent matters, ensuring standard processes are completed without delay.
Team Collaboration:
- Ability to work with HR, Finance, Project Management, and external stakeholders to ensure smooth operations.
انطلق بمسيرة مهنية مميزة مع khales واحصل على مزايا وظيفية رائعه-الامارت
موظف العلاقات العامة (PRO)
عن الوظيفة
المسمى الوظيفي: موظف علاقات عامة (PRO)
الموقع: الإمارات (السفر بين مكاتب الشركة والهيئات الحكومية)
القسم: الموارد البشرية والعمليات
التقارير إلى: مدير الموارد البشرية
نظرة عامة عن الشركة:
تعد شركة خاليس للاستشارات الهندسية وإدارة المشاريع وشركة المسار العالى للمقاولات من الشركات الرائدة في تقديم خدمات الهندسة المعمارية وتصميمات الهندسة الإنشائية وإدارة المشاريع عبر الإمارات. نحن نبحث عن موظف علاقات عامة (PRO) موجه نحو التفاصيل وقادر على التعامل مع جميع العمليات الحكومية، والوثائق القانونية، وعلاقات العملاء، لضمان سير العمليات بسلاسة ووفقًا للامتثال.
وصف الدور:
سيتولى موظف العلاقات العامة (PRO) إدارة جميع المهام المتعلقة بالعلاقات الحكومية والأنشطة العامة لشركتي خاليس للاستشارات الهندسية والمسار العالى للمقاولات. يشمل ذلك التعامل مع تراخيص الشركات، وتأشيرات الموظفين، وجميع الوثائق القانونية. سيكون موظف العلاقات العامة هو نقطة الاتصال الرئيسية مع الهيئات الحكومية، وضمان الامتثال لقوانين دولة الإمارات، وتسهيل الموافقات على العقود والوثائق المتعلقة بالمشاريع. يدعم هذا الدور أيضًا تنسيق المدفوعات، والتفاعل مع العملاء، وتقديم الوثائق الحكومية لضمان سير العمليات بشكل سلس.
المسؤوليات الرئيسية:
1. العلاقات الحكومية والامتثال القانوني:
التراخيص والوثائق القانونية:
- إدارة تجديد وفتح وصيانة تراخيص التجارة، وضمان الامتثال للوائح المحلية.
- التعامل مع التغييرات في ملكية تراخيص التجارة وإدارة عقود الإيجار (إيجاري) للمكاتب.
- الإشراف على حسابات الاتصالات (اتصالات/دو) لضمان خدمات مثلى لاحتياجات الاتصال المؤسسي.
إدارة تأشيرات العمل وتصاريح العمل:
- الإشراف على عملية تأشيرات الموظفين بالكامل، بما في ذلك عقود العمل، والفحوصات الطبية، وطلبات بطاقة الهوية الإماراتية، وختم التأشيرات.
- مراقبة تواريخ انتهاء التأشيرات وضمان تجديدها في الوقت المناسب.
التواصل مع الهيئات الحكومية:
- العمل كنقطة اتصال رئيسية مع الهيئات الحكومية الرئيسية (MOHRE، DED، SEWA، إلخ) لتسهيل الامتثال.
- تقديم الوثائق القانونية والمشاريع إلى الدوائر الحكومية ذات الصلة ومتابعة تقدم الموافقات.
تقديم الوثائق القانونية:
- تقديم الوثائق القانونية لأي قضايا جارية ومتابعة الأمور القانونية المتعلقة بالشركة.
2. دعم المشاريع والعقود:
إعداد العقود:
- إعداد عقود العملاء والمشاريع، وضمان توقيع جميع المستندات اللازمة والامتثال القانوني.
- التنسيق مع المقاولين والعملاء لضمان دقة الوثائق المتعلقة بالموافقة على المشاريع.
موافقات المشاريع الحكومية:
- الحصول على الموافقات المتعلقة بالمشاريع من الهيئات الحكومية في الوقت المناسب لتجنب التأخير.
- تسريع الموافقات العاجلة بالتنسيق مع السلطات المعنية.
التنسيق مع العملاء وزيارات المواقع:
- التنسيق مع المقاولين والعملاء لزيارة المواقع وتقديم تحديثات حول تقدم المشاريع.
3. المدفوعات والتنسيق المالي:
طلبات المدفوعات للعملاء:
- إدارة مدفوعات العملاء والرسوم الحكومية، وضمان استلام الأموال في الوقت المحدد.
- مساعدة العملاء في فتح الحسابات المصرفية وإدارة الوثائق المطلوبة للمعاملات المالية.
التنسيق مع البنوك:
- دعم المقاولين والاستشاريين في طلبات المدفوعات، بما في ذلك تنسيق المدفوعات مع السلطات الحكومية المختصة.
4. المسؤوليات الأخرى:
- تولي المهام الخاصة والمشاريع الإضافية حسب ما يُكلف به من الإدارة لتعزيز الكفاءة التشغيلية أو الامتثال القانوني.
المهارات الرئيسية:
الخبرة في العلاقات الحكومية:
- معرفة قوية بعمليات الحكومة في الإمارات، ولوائح التأشيرات، وقوانين العمل.
- القدرة على التعامل مع الوثائق المعقدة وضمان تقديم الوثائق القانونية في الوقت المحدد.
مهارات التواصل:
- الطلاقة في اللغة العربية والإنجليزية، مع القدرة على التواصل بفعالية مع المسؤولين الحكوميين والعملاء والفريق الداخلي.
- مهارات تواصل قوية للتفاعل مع العملاء والتعاون مع الأطراف الخارجية.
حل المشكلات:
- القدرة على حل المشكلات مع الهيئات الحكومية والتعامل مع الحالات المعقدة.
- إلمام بإدارة القضايا القانونية وعمليات تقديم الوثائق.
التوجه نحو خدمة العملاء:
- التركيز على رضا العملاء، وضمان معالجة جميع العمليات القانونية والوثائق بشكل سريع.
- القدرة على إدارة توقعات العملاء والرد على استفساراتهم بشكل مهني.
المهارات التنظيمية:
- القدرة على إدارة المهام المتعددة، وتلبية المواعيد النهائية، والحفاظ على سجلات دقيقة للوثائق القانونية.
- مستوى عالٍ من الاهتمام بالتفاصيل في الحفاظ على تقديم الوثائق الحكومية ووثائق المدفوعات.
إدارة الوقت:
- القدرة على تحديد الأولويات للمسائل العاجلة، وضمان إتمام العمليات القياسية دون تأخير.
التعاون داخل الفريق:
- القدرة على العمل مع الموارد البشرية والمالية وإدارة المشاريع وأصحاب المصلحة الخارجيين لضمان سير العمليات بسلاسة.
.png)
