Join our team at Deyaar Development in the UAE and get great job benefits - Apply now
↔
Board Secretary
About the Job
The Board Secretary is responsible for the efficient management of the Board of Directors' (BOD) activities and ensuring compliance with regulatory requirements set by the Securities and Commodities Authority (SCA) and the Company's Corporate Governance Manual. This role supports the BOD by facilitating meetings, maintaining accurate records, and providing accurate, reliable, and complete information to aid in the BOD's oversight and decision-making process.
Responsibilities
Governance and Compliance
- Ensure adherence to SCA regulations, corporate governance standards, and other relevant regulatory and legal requirements.
- Stay updated on changes in regulations and ensure the BOD and relevant stakeholders are informed.
- Prepare and submit required documentation and reports to regulatory authorities in a timely manner.
- Develop and implement corporate governance policies and procedures.
- Manage and maintain the disclosure records of the BOD and Executive Management in line with the applicable rules and regulations issued by the SCA and other relevant regulatory bodies.
Support to Board Members
- Provide advice on legal and regulatory obligations to BOD members.
- Provide support and guidance to BOD members on governance matters.
- Facilitate BOD members training and orientation on relevant regulations and best practices.
- Support the Chairman of the BOD and Nomination and Remuneration Committee with the annual performance evaluation of the board.
Communication and Coordination
- Act as the primary point of contact between the BOD, Executive Management, and stakeholders.
- Handle correspondence and other administrative tasks related to BOD matters.
- Assist in organizing and scheduling General Assembly Meetings.
Board Meeting Management
- Schedule and coordinate BOD and committees' meetings.
- Prepare and circulate the approved meeting agenda, meeting pack, and any relevant material to BOD members.
- Attend BOD meetings, take accurate and detailed minutes in accordance with the guidelines set out in the Corporate Governance Manual and ensure timely distribution of minutes and action items.
- Inform Executive Management about BOD and committees' resolutions.
- Monitor and report the implementation of BOD resolutions and decisions, update the BOD register with implementation status and track actions taken by Executive Management.
- Maintain records of BOD meetings including minutes, presentations, reports, decisions, and resolutions.
Document Management
- Maintain a comprehensive and organized filing system for relevant documents.
- Archive documents in line with the Company's corporate archiving policy.
- Ensure secure and confidential handling of sensitive and confidential information.
Qualifications
- Bachelor’s degree in Law, Finance, Business Administration, Corporate Finance, or a related field.
- Professional certification (e.g., Chartered Secretary, Corporate Governance Professional).
- Bi-lingual (Arabic and English).
- 15 years of overall work experience, with 5-10 years of experience in corporate governance, BOD administration, or a related role.
- Worked in a publicly listed company in the UAE.
انضم الى فريقنا فى شركة ديار للتطوير فى الامارات واحصل على مزايا وظيفية رائعه-قدم الان
سكرتير مجلس الإدارة
حول الوظيفة
يتحمل سكرتير المجلس مسؤولية إدارة أنشطة مجلس الإدارة (BOD) بشكل فعال وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية التي تحددها هيئة الأوراق المالية والسلع (SCA) ودليل حوكمة الشركات في الشركة. يدعم هذا الدور المجلس من خلال تسهيل الاجتماعات، والحفاظ على سجلات دقيقة، وتقديم معلومات دقيقة وموثوقة وكاملة للمساعدة في إشراف المجلس وعمليات اتخاذ القرارات.
المسؤوليات
الحوكمة والامتثال
- ضمان الامتثال لـ أنظمة هيئة الأوراق المالية والسلع، ومعايير الحوكمة المؤسسية، والمتطلبات التنظيمية والقانونية ذات الصلة.
- متابعة التغيرات في الأنظمة وضمان إطلاع المجلس المعنيين على آخر المستجدات.
- إعداد وتقديم الوثائق والتقارير المطلوبة إلى الجهات التنظيمية في الوقت المناسب.
- تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات الخاصة بالحوكمة المؤسسية.
- إدارة والحفاظ على سجلات الكشف عن أنشطة المجلس والإدارة التنفيذية وفقًا للقواعد والأنظمة الصادرة عن هيئة الأوراق المالية والسلع والجهات التنظيمية ذات الصلة.
الدعم لأعضاء المجلس
- تقديم المشورة بشأن الالتزامات القانونية والتنظيمية لأعضاء المجلس.
- تقديم الدعم والإرشاد لأعضاء المجلس في المسائل المتعلقة بـ الحوكمة.
- تسهيل تدريب وتوجيه أعضاء المجلس حول الأنظمة والممارسات الأفضل ذات الصلة.
- دعم رئيس المجلس ولجنة الترشيحات والمكافآت في التقييم السنوي لأداء المجلس.
الاتصال والتنسيق
- العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين المجلس، والإدارة التنفيذية، والأطراف المعنية.
- التعامل مع المراسلات والمهام الإدارية الأخرى المتعلقة بشؤون المجلس.
- المساعدة في تنظيم وجدولة اجتماعات الجمعية العامة.
إدارة اجتماعات المجلس
- جدولة وتنسيق اجتماعات المجلس واللجان.
- إعداد وتوزيع جدول الأعمال المعتمد، حزمة الاجتماع، وأي مواد ذات صلة على أعضاء المجلس.
- حضور اجتماعات المجلس وتسجيل محاضر دقيقة وفقًا للإرشادات الموضوعة في دليل حوكمة الشركات وضمان توزيع المحاضر والعناصر التنفيذية في الوقت المناسب.
- إبلاغ الإدارة التنفيذية بقرارات المجلس واللجان.
- متابعة والإبلاغ عن تنفيذ قرارات المجلس، وتحديث سجل المجلس بحالة التنفيذ وتتبع الإجراءات التي اتخذتها الإدارة التنفيذية.
- الحفاظ على سجلات اجتماعات المجلس بما في ذلك المحاضر والعروض التقديمية والتقارير والقرارات والقرارات.
إدارة الوثائق
- الحفاظ على نظام حفظ شامل ومنظم للوثائق ذات الصلة.
- أرشفة الوثائق وفقًا لسياسة الأرشفة المؤسسية في الشركة.
- ضمان التعامل الآمن والسري مع المعلومات الحساسة والسرية.
المؤهلات
- درجة بكالوريوس في القانون، المالية، إدارة الأعمال، التمويل المؤسسي أو مجال ذي صلة.
- شهادة مهنية (مثل السكرتير المعتمد، محترف حوكمة الشركات).
- ثنائي اللغة (العربية والإنجليزية).
- 15 عامًا من الخبرة الإجمالية في العمل، مع 5-10 سنوات من الخبرة في الحوكمة المؤسسية، إدارة المجلس أو دور ذي صلة.
- العمل في شركة مدرجة في سوق الأوراق المالية في الإمارات العربية المتحدة.
.png)
