Al-Haffar | AlHaffar – The Specialist in Job Search in United Arab Emirates

Welcome to Al-Haffar, the leading job search platform in United Arab Emirates! We specialize in gathering the latest job opportunities from top companies and presenting them in an organized and easy-to-read format. Our goal is to connect job seekers with the right opportunities by providing clear and detailed job postings, including company information, job descriptions, and application guidelines.

At Al-Haffar, we strive to make job searching easier and more efficient. Whether you're looking for 

your next career move or exploring new opportunities, we're here to help! 🚀

Some information about the entity requesting employment

 Overview

Established in 1993, Petrochem Performance Chemicals specializes in drilling fluids and associated equipment services.

Our geographical territory covers the Middle East and Caspian with current operations in the UAE, Northern Iraq, Kuwait, and Yemen. We are focused on increasing customer asset value through the provision of cost-effective, customized technical solutions in drilling and completion fluids, solids control, filtration, and drilling waste management services.

↚

Available Job Vacancies

Document Controller - Tendering Support (Oil & Gas)

 Key Responsibilities/Duties :- 

 Document Control :- 

 Implement and maintain document control processes and procedures.

Develop and maintain the Document Management System.

Collaborate with the Tendering/Proposals team to compile and submit prequalification documents, expressions of interest, and bid/tender proposals.

Maintain and update document control procedures and systems for tenders and contracts.

Ensure proper classification, indexing, archiving, and retrieval of all incoming/outgoing documents.

Control and log the distribution of technical and commercial documents to/from clients, subcontractors, and internal teams.

Ensure version control and track document revisions throughout the tender and project lifecycle.

Coordinate internal document approvals and formatting for tender submissions in accordance with client requirements and company standards.

Maintain a central repository of past tender submissions, client correspondence, and supporting documents for future use and reference.

Track deadlines for tender submission, clarifications, and client queries; ensure timely response and document flow.

Assist in the preparation of technical and commercial documentation including scope descriptions, capability statements, and certifications.

Liaise with multiple departments (Operations, HSE, Finance, Legal) to collect and compile documents required for tenders.

Maintain an up-to-date tracker/log of all tenders, RFQs, and submitted proposals along with their status.

Ensure tender documentation is archived in compliance with company quality and audit requirements.

Review and ensure all tender documents comply with client instructions, formatting, and internal approval workflows.

Manage all flows of documents either in electronic form or on paper support

Ensure Document Management accordingly to established procedures or standards (documents numbering, formats, issuance, review, dispatch, recording and archiving)

Maintain and manage electronic and hard copy documents as required

Process incoming documentation (registration in the DMS, internal distribution, archiving)

Process outgoing documentation (transmit to Client and Suppliers/3rd parties)

Makes sure that controlled copies of latest approved documents are distributed internally and externally (Clients and Suppliers)

Ensure control and coordination of projects documentation and data

Ensure all documentation are correctly identified, distributed and filed/stored

General document control activities such as photocopying, scanning, analysis of suppliers’ documents compliance with Project standards regarding numbering and all others aspect related to document quality

Assistance in the preparation collation and issue of reports and registers as may be required

Communicate and liaise with Project Teams, Suppliers/3rd parties to agree standards, systems, efficient flow of documentation, handover and close-out of Project activity to ensure consistency in document control as required

Monitor technical documents review and approval in accordance with agreed schedule

Monitor the documentation progress in cooperation with the project planner

Produce internal and external (Clients and Suppliers) over-due reports

Ensuring the use of standardized forms and templates

Set-up Projects folders and facilitate Project communication process

Establish and maintain the Master Document Register in cooperation with the Project team

Collate, produce and submit QA Documentation for Clients

Provide document control support to project teams

Responsible to process all submittals and input into the system.

Maintain updated submittal log, monitor the submittal schedule and status.

Transmit documentation and submittals through the Clients SharePoint system.

Receive, log, and track plans and specifications as received including all revisions.

Distribute plans and specifications to contractor personnel as well as subcontractors.

Tendering Support:

Assist the Tendering Specialist/Contracts Manager in compiling bid documents including technical submissions, forms, certificates, and supporting documents.

Ensure all tender documentation is submitted in the correct format and within deadlines.

Track and follow up on clarifications, addenda, and client communications related to ongoing tenders.

Maintain a central library of standard tender templates, past submissions, and client requirements.

Coordination & Compliance:

Coordinate with internal departments (QA/QC, HSE, Legal, Finance, Estimation) to collect and verify documents for tenders and contracts.

Ensure submitted documents comply with client and regulatory standards.

Assist with audits and compliance checks related to documentation.

↚

Post-Award & Project Document Support:

Manage contract documents post-award including contract agreements, variations, correspondences, and change orders.

Ensure smooth handover of documentation from tender to project execution team.

Ability & Skills:

Excellent written and verbal communications, and interpersonal skills.

Teamwork and relationships

Possess good knowledge in document control and management processes and ISO standards

Systematic and able to work under pressure

Able to work independently as well as in a team

Proficient in MS Office applications (Excel, Words and Power Point) and Adobe Professional is a must and knowledge in using documents control software is advantageous

Able to work independently as well as in a team

Application Steps:

1. Open the application link 
2. Browse the available jobs and select the one that suits you.
3. Click on "Apply Now" and enter the required information.
4. Ensure that your details are entered correctly, then click "Submit".

Additional Details:

•  Posting Date: 23/4/2025
• Required Nationalities: All nationalities

 الحفار | الحفار  – المتخصص في البحث عن عمل في الإمارات العربية المتحدة

أهلاً بكم في  الحفار ، منصة البحث عن الوظائف الرائدة في الإمارات العربية المتحدة! نتخصص في جمع أحدث فرص العمل من كبرى الشركات وعرضها بطريقة منظمة وسهلة القراءة. هدفنا هو ربط الباحثين عن عمل بالفرص المناسبة من خلال توفير إعلانات وظيفية واضحة ومفصلة، ​​تتضمن معلومات عن الشركة، ووصف الوظائف، وإرشادات التقديم.

في  الحفار ، نسعى جاهدين لتسهيل البحث عن عمل وزيادة كفاءته. سواء كنت تبحث عن 

إذا كنت تخطط لخطوتك المهنية التالية أو استكشاف فرص جديدة، فنحن هنا لمساعدتك! 🚀

بعض المعلومات عن الجهة الطالبة للتوظيف

 ملخص

تأسست شركة Petrochem Performance Chemicals في عام 1993، وهي متخصصة في سوائل الحفر وخدمات المعدات المرتبطة بها.

تغطي منطقتنا الجغرافية منطقة الشرق الأوسط وبحر قزوين، وندير عملياتنا حاليًا في الإمارات العربية المتحدة وشمال العراق والكويت واليمن. نركز على تعزيز قيمة أصول عملائنا من خلال توفير حلول تقنية مُخصصة وفعّالة من حيث التكلفة في مجال سوائل الحفر والإنجاز، ومراقبة المواد الصلبة، والترشيح، وإدارة نفايات الحفر.

↚

الوظائف الشاغرة المتاحة

مراقب المستندات - دعم العطاءات (النفط والغاز)

 المسؤوليات/الواجبات الرئيسية:- 

 مراقبة المستندات :- 

 تنفيذ وصيانة عمليات وإجراءات التحكم في المستندات.

تطوير وصيانة نظام إدارة الوثائق.

التعاون مع فريق العطاءات/المقترحات لتجميع وتقديم مستندات التأهيل المسبق، وتعبيرات الاهتمام، ومقترحات العطاءات/المناقصات.

صيانة وتحديث إجراءات وأنظمة مراقبة الوثائق الخاصة بالعطاءات والعقود.

ضمان التصنيف المناسب والفهرسة والأرشفة واسترجاع جميع المستندات الواردة / الصادرة.

التحكم وتسجيل توزيع المستندات الفنية والتجارية إلى/من العملاء والمقاولين من الباطن والفرق الداخلية.

ضمان التحكم في الإصدارات وتتبع مراجعات المستندات طوال دورة حياة العطاء والمشروع.

تنسيق الموافقات الداخلية على المستندات وتنسيق عروض العطاءات وفقًا لمتطلبات العميل ومعايير الشركة.

الحفاظ على مستودع مركزي للعروض السابقة ومراسلات العملاء والمستندات الداعمة للاستخدام والرجوع إليها في المستقبل.

تتبع المواعيد النهائية لتقديم العطاءات والتوضيحات واستفسارات العملاء؛ وضمان الاستجابة في الوقت المناسب وتدفق المستندات.

المساعدة في إعداد الوثائق الفنية والتجارية بما في ذلك أوصاف النطاق وبيانات القدرات والشهادات.

التواصل مع الإدارات المتعددة (العمليات، الصحة والسلامة والبيئة، المالية، القانونية) لجمع وتجميع المستندات المطلوبة للعطاءات.

الحفاظ على سجل/متتبع محدث لجميع العطاءات وطلبات الأسعار والمقترحات المقدمة بالإضافة إلى حالتها.

التأكد من أرشفة وثائق العطاء بما يتوافق مع متطلبات الجودة والتدقيق في الشركة.

مراجعة والتأكد من أن جميع مستندات العطاء تتوافق مع تعليمات العميل والتنسيق وسير العمل للموافقة الداخلية.

إدارة جميع تدفقات المستندات إما في شكل إلكتروني أو على الورق

ضمان إدارة المستندات وفقًا للإجراءات أو المعايير المعمول بها (ترقيم المستندات، التنسيقات، الإصدار، المراجعة، الإرسال، التسجيل والأرشفة)

صيانة وإدارة المستندات الإلكترونية والورقية حسب الحاجة

معالجة الوثائق الواردة (التسجيل في نظام إدارة الوثائق، التوزيع الداخلي، الأرشفة)

معالجة الوثائق الصادرة (إرسالها إلى العميل والموردين/الأطراف الثالثة)

التأكد من توزيع نسخ خاضعة للرقابة من أحدث المستندات المعتمدة داخليًا وخارجيًا (العملاء والموردين)

ضمان التحكم والتنسيق في وثائق وبيانات المشاريع

تأكد من تحديد جميع الوثائق وتوزيعها وحفظها/تخزينها بشكل صحيح

أنشطة مراقبة المستندات العامة مثل التصوير والمسح الضوئي وتحليل مستندات الموردين والامتثال لمعايير المشروع فيما يتعلق بالترقيم وجميع الجوانب الأخرى المتعلقة بجودة المستندات

المساعدة في إعداد وتجميع وإصدار التقارير والسجلات حسب الحاجة

التواصل والتنسيق مع فرق المشروع والموردين/الأطراف الثالثة للموافقة على المعايير والأنظمة والتدفق الفعال للوثائق وتسليم وإغلاق نشاط المشروع لضمان الاتساق في التحكم في الوثائق حسب الحاجة

مراقبة مراجعة الوثائق الفنية والموافقة عليها وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه

مراقبة تقدم عملية التوثيق بالتعاون مع مخطط المشروع

إعداد تقارير المتأخرات الداخلية والخارجية (العملاء والموردين)

ضمان استخدام النماذج والقوالب الموحدة

إعداد مجلدات المشاريع وتسهيل عملية التواصل الخاصة بالمشروع

إنشاء وصيانة سجل الوثائق الرئيسية بالتعاون مع فريق المشروع

جمع وإنتاج وتقديم وثائق ضمان الجودة للعملاء

توفير دعم التحكم في المستندات لفرق المشروع

المسؤول عن معالجة جميع الإرساليات والمدخلات في النظام.

الحفاظ على سجل الإرسال المحدث ومراقبة جدول الإرسال والحالة.

نقل الوثائق والطلبات من خلال نظام SharePoint الخاص بالعملاء.

استلام وتسجيل وتتبع الخطط والمواصفات كما تم استلامها بما في ذلك جميع المراجعات.

توزيع الخطط والمواصفات على موظفي المقاولين وكذلك المقاولين من الباطن.

دعم العطاءات:

مساعدة أخصائي العطاءات/مدير العقود في تجميع مستندات العطاءات بما في ذلك العروض الفنية والنماذج والشهادات والمستندات الداعمة.

تأكد من تقديم جميع مستندات العطاء بالصيغة الصحيحة وفي المواعيد النهائية.

تتبع ومتابعة التوضيحات والملحقات واتصالات العملاء المتعلقة بالعطاءات الجارية.

الحفاظ على مكتبة مركزية لنماذج العطاءات القياسية، والعروض السابقة، ومتطلبات العملاء.

التنسيق والامتثال:

التنسيق مع الإدارات الداخلية (ضمان الجودة ومراقبة الجودة، والصحة والسلامة والبيئة، والقانونية، والمالية، والتقدير) لجمع والتحقق من المستندات الخاصة بالعطاءات والعقود.

تأكد من أن المستندات المقدمة تتوافق مع معايير العميل والمعايير التنظيمية.

المساعدة في عمليات التدقيق والتحقق من الامتثال المتعلقة بالوثائق.

↚

دعم ما بعد الجائزة ووثائق المشروع:

إدارة مستندات العقد بعد منحها بما في ذلك اتفاقيات العقد والتغييرات والمراسلات وأوامر التغيير.

ضمان التسليم السلس للوثائق من العطاء إلى فريق تنفيذ المشروع.

القدرات والمهارات:

مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي، والمهارات الشخصية.

العمل الجماعي والعلاقات

امتلاك معرفة جيدة في عمليات التحكم في المستندات وإدارتها ومعايير ISO

منهجي وقادر على العمل تحت الضغط

القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك في فريق

إتقان تطبيقات MS Office (Excel وWords وPower Point) وAdobe Professional أمر ضروري والمعرفة في استخدام برامج التحكم في المستندات أمر مفيد

القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك في فريق

خطوات التقديم:

1. افتح  رابط التطبيق 
2. تصفح الوظائف المتاحة واختر الوظيفة التي تناسبك.
3. انقر فوق "تقديم الطلب الآن" وأدخل المعلومات المطلوبة.
4. تأكد من إدخال تفاصيلك بشكل صحيح، ثم انقر فوق "إرسال".

تفاصيل إضافية:

•  تاريخ النشر:  23/4/2025
• الجنسيات المطلوبة:  جميع الجنسيات

 

تعديل المقال